Plano de contas da empresa: o que é, como estruturar

O plano de contas é uma das ferramentas essenciais para acompanhar a evolução de uma empresa.

Isso porque o detalhamento de como o dinheiro entra e sai do caixa orienta as análises de custo, os lucros com a operação, o valor do patrimônio construído, entre outros detalhes.

Essas informações ainda integram diversos relatórios enviados para os órgãos fiscais (como a Receita Federal), que analisam se a empresa está em dia com as obrigações tributárias do seu regime.

Criando um sistema de gestão financeira bem estruturado, é possível manter o controle detalhado das movimentações, facilitando tomadas de decisão para reduzir os custos ou realizar novos investimentos.

Se na sua empresa ainda não existe esse acompanhamento, continue a leitura do artigo e entenda o que é, o objetivo e como estruturar o plano de contas com os principais grupos de informações necessárias.

Boa leitura!

O que é o plano de contas da empresa?

O plano de contas de uma empresa é o documento que registra todas as movimentações financeiras, agrupando os dados em categorias e subcategorias para detalhar todas entradas e saídas de dinheiro que aconteceram em determinado período. A ferramenta facilita bastante a realização das demais tarefas contábeis.

Outras atividades realizadas com o apoio do plano de contas são: o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), o fluxo de caixa e o Balanço Patrimonial. 

As empresas que precisam apresentar esses resultados devem ter um controle financeiro organizado para encontrar e repassar com facilidade todos os dados aos órgãos de controle fiscal do governo.

O orçamento empresarial é outra definição a qual o plano dá suporte, pois permite avaliar cuidadosamente cada gasto nos diferentes setores, facilitando as tomadas de decisão em relação ao que vai ser gasto e ainda as despesas que podem ser reduzidas/eliminadas.

Assim, a equipe financeira revisa mensalmente os gastos efetivamente realizados comparando com a previsão. Caso seja necessário, é possível realizar ajustes nas metas para garantir o cumprimento do orçamento planejado.

Leia também >>> Orçamento anual da empresa: qual a importância? Como fazer?

Qual é o objetivo do plano de contas? 

O objetivo do plano de contas é padronizar a organização dos dados financeiros e econômicos do negócio para facilitar a visualização do patrimônio e das movimentações realizadas. A organização do plano (explicamos a estrutura detalhadamente no próximo tópico) segue a ordem numérica progressiva. 

Ou seja, cada categoria tem um número e as subcategorias existentes são numeradas seguindo uma sequência lógica, mostrando que o conteúdo está inter-relacionado. Por exemplo:

1 Categoria

1.1 Categoria secundária

1.1.1 Categoria terciária

1.1.1.1 Categoria quaternária

1.1.1.1.1 Categoria quinária

Dessa forma, ao registrar a categoria de ‘Despesas’ é possível dividir as ‘Despesas’ operacionais’ das ‘Despesas administrativas’, especificando quais são os gastos em cada uma e seu respectivo valor, em vez de apenas colocar o total.

Imagine que sua equipe financeira reporte gastos altos. A primeira pergunta a se fazer seria: qual a categoria com custo mais elevado e, em seguida, qual dos custos desse grupo é o maior, certo?

Porém, se apenas o somatório da categoria e subcategoria é realizado, sem detalhar cada conta, fica mais difícil tomar uma decisão precisa em relação a em cima de que despesas atuar.

Se o seu objetivo é melhorar este aspecto da gestão financeira da sua empresa, o plano de contas é a ferramenta ideal para padronizar e detalhar com clareza, seguindo um padrão organizado, todas as informações necessárias para a contabilidade e estratégia do negócio.

Qual a estrutura básica do plano de contas? 

A estrutura básica do plano de contas é composta pelas seguintes categorias: ativo, passivo, receitas e despesas. O documento pode ter mais tópicos e detalhes conforme a realidade de cada empresa, mas esta estrutura inicial reúne os dados essenciais para o controle financeiro.

Por isso, é importante entender o que significa e quais dados fazem parte das quatro categorias que formam a base do plano. Confira!

Ativos

A categoria de ‘Ativos’ é composta por bens e direitos tangíveis da empresa, ou seja, os itens que compõem o patrimônio positivo do negócio. Existem duas subcategorias neste grupo:

• Ativo circulante: refere-se aos bens e direitos convertíveis em dinheiro em curto prazo dentro do ano fiscal em curso, como investimentos e estoque.   
• Ativo não circulante: diz respeito ao grupo de bens e direitos convertidos em dinheiro apenas em longo prazo, superior ao ano em curso. Exemplo: equipamentos, máquinas, imóveis (sede da empresa), etc.

Os ativos não circulantes são subdivididos em outras quatro categorias: 

• Realizável a longo prazo: são os bens palpáveis convertíveis em dinheiro em um período de 12 a 24 meses. Nesta categoria estão aplicações de renda fixa e depósitos com vencimento superior ou após um ano, pagamentos programados com previsão de recebimento maior que 12 meses, empréstimos, recuperação de impostos.
• Ativo imobilizado: são os bens físicos da empresa utilizados na operação do negócio, como maquinário, frota de automóveis, ferramentas, imóveis, entre outros.
• Investimento: são os ativos financeiros nos quais a empresa investe para obter rendimentos futuros para o negócio. Alguns exemplos são as ações, moeda estrangeira, imóveis e compra de direitos/patentes.
• Ativo intangível: são bens imateriais, ou seja, não físicos, mas que possuem valor econômico para o negócio. Os principais são patentes tecnológicas, registros de marcas, direitos autorais ou de propriedade intelectual, entre outros.

O detalhamento dos ativos feito no plano de contas é utilizado para montar o Balanço Patrimonial, um documento obrigatório para todas as Micro e Pequenas Empresas do Simples Nacional.

Passivos

Os ‘Passivos’ são todas as contas e obrigações financeiras que a empresa possui e deve quitar nos prazos combinados com fornecedores, parceiros e outros. A categoria é dividida em três subdivisões. São elas:

• Passivo circulante: são os compromissos que a empresa precisa quitar durante o ano-exercício ou durante cada fluxo operacional ao longo do ano, como pagamentos de impostos, fornecedores e serviços consumidos (energia elétrica, água, etc.).
• Passivo não circulante: são as obrigações financeiras que possuem vencimento maior que o ciclo de 12 meses que fará parte do balanço anual. O principal exemplo são os empréstimos bancários.
• Patrimônio líquido: é o montante pertencente aos sócios e membros acionistas da empresa em um determinado período.

Receitas

As ‘Receitas’ estão relacionadas a todas as entradas no caixa da empresa, ou seja, pagamentos recebidos referentes a venda das mercadorias, produtos ou serviços.

Para especificar cada tipo de receita, as informações são divididas em três categorias:

• Receita de vendas: é o montante recebido pela comercialização de produtos e mercadorias. O cálculo é comum no comércio e na indústria.
• Receita de realização de serviços: é o total recebido com a realização dos serviços ofertados pela empresa.
• Receita financeira: é o valor obtido do rendimento de investimentos, aplicações e aluguéis de imóveis/equipamentos que a empresa realiza.

Despesas

A parte das ‘Despesas’ no plano de contas da empresa reúne todos os custos operacionais necessários para manter o fluxo de trabalho em andamento. Essa categoria possui três subdivisões:

• Despesa comercial: são os custos associados ao processo de venda, como marketing, embalagens, serviço de logística e frete, fabricação de brindes, etc.
• Despesa administrativa: são os custos para bancar a administração da empresa, como folha de pagamento, materiais e equipamentos de escritório, aluguel da sede, contratação de serviços (energia elétrica, internet, água, etc.), soluções de segurança e outros.
• Despesa financeira: são os custos associados à contratação de empréstimos (ex: juros), utilização de serviços bancários, além de benefícios para os colaboradores, como comissões de venda, divisão de lucros e mais.

Leia também: 11 indicadores financeiros de uma empresa para acompanhar.

Como fazer um plano de contas?

Para fazer um plano de contas organizado, é fundamental seguir a estrutura de categorias acima, ou seja, o documento precisa ter, no mínimo, o detalhamento dos ativos, passivos, receitas e despesas.

Primeiramente, liste todas as informações que você possui relacionadas a cada categoria para não esquecer de nenhum detalhe. Assim, os dados ficam pré-organizados e podem ser ajustados já no seu grupo correspondente.

A nomenclatura dos subgrupos é outro passo importante, pois vai facilitar as futuras pesquisas no documento. Essa etapa varia conforme o volume de dados que é preciso registrar e agrupar. 

Um exemplo para descrição dos ativos no plano de contas pode ter a seguinte ordem inicial:

1 Ativo 

1.1 Ativo circulante 

1.1.1 Caixa 

1.1.2 Caixa geral 

1.1.3 Bancos vinculados 

1.1.3.1 Banco X 

1.1.3.2 Banco Y 

1.1.4 Contas a receber

Outro detalhe importante relacionado a nomenclatura é padronizar os termos. Se usar  ‘Telefonia’ para especificar uma subcategoria dentro de despesas, mantenha apenas essa referência, não usando variações, como ‘Serviço de telefone’, para evitar confusão.

Além disso, como o plano de contas serve de ponto de partida para a criação de outros documentos contábeis, é fundamental conhecer sua estrutura para incluir os danos necessários no plano.

Dessa forma, você agiliza o trabalho que deverá ser realizado no futuro, centralizando os dados em um único documento padronizado e organizado. O cuidado facilita a pesquisa de informações e evita que erros sejam reproduzidos em relatórios importantes.

A estrutura do plano de contas é relativamente simples, mas reunir dados e organizar tudo pode ser mais complexo. Então, acione o seu contador de confiança para orientar o trabalho da equipe interna.

Assim, todas as informações derivadas do plano de contas serão seguras e precisas, evitando erros que podem causar penalidades, especialmente na parte de acertos de tributos e impostos.

Leia também >>> Planejamento financeiro empresarial: como fazer em 5 passos.

Quais tipos de plano de contas existem?

Agora que você sabe qual é a estrutura básica do plano de contas, é essencial entender também os tipos de documento que existem. Veja quais são e as informações presentes em cada um:

Plano de contas referencial

O Plano de Contas Referencial da Receita (PCRR), como o nome indica, é o documento padrão da Receita Federal para o repasse e especificação das contas das empresas do país.

Seguindo o modelo, as empresas disponibilizam seus saldos contábeis, que por sua vez, integram a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Vale lembrar que o padrão do PCRR deve ser seguido apenas pelas empresas enquadradas como Lucro Presumido ou Real, não sendo exigidas pelos negócios no Simples Nacional. 

Plano de contas contábil

O plano de contas contábil é uma evolução do anterior, incluindo informações financeiras e patrimoniais adicionais da empresa

As regras e estrutura de criação seguem normas contábeis existentes no Brasil que orientam a montagem de outros relatórios, como Demonstrativos de Resultados e o Fluxo de caixa. 

O padrão do PCRR pode ou não ser seguido para a elaboração do plano de contas contábil.

Plano de contas gerencial

O plano de contas gerencial não segue um padrão na sua estrutura e pode ser personalizado conforme a necessidade da empresa e o nível de detalhamento que precisa registrar.

Apesar disso, é possível utilizar regras dos planos anteriores para manter termos familiares e de fácil compreensão, tanto internamente quanto externamente (contador e órgãos fiscais).

Avalie e economize nos custos mensais da sua empresa

A criação do plano de contas é importante para a saúde financeira, pois permite avaliar em detalhes os custos que a empresa possuiu em diferentes áreas e o peso que essas despesas têm nos resultados alcançados.

Dessa forma, além de ter processos contábeis e fiscais bem organizados, a equipe financeira levanta pontos de melhoria para o orçamento empresarial, indicando despesas que podem ser otimizadas.

Uma das decisões mais estratégicas para a economia de custos operacionais mensais está relacionada à compra de energia elétrica. Já analisou o quanto o gasto com este insumo aumentou nos últimos anos e o impacto na precificação dos seus produtos?

Se o objetivo do seu negócio é se manter competitivo no mercado com uma operação enxuta e eficiente, você deve analisar a viabilidade de migração para o Mercado Livre de Energia.

Neste ambiente de contratação, empresas e indústrias têm mais liberdade para escolher seus fornecedores e negociar contratos, aproveitando oportunidades que podem gerar até 35% de economia.

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