08/03/20247 min de leitura
Com um plano, as empresas conseguem orientar passo a passo as ações que devem ser realizadas e dar suporte às equipes. Para que os times sejam bem orientados, é realizado o planejamento operacional.
O fluxo de trabalho estabelecido em cada área orienta os colaboradores na execução de suas tarefas, garantindo que o sistema adotado seja o mais eficiente possível para a realidade da empresa.
Além disso, a organização das atividades evita desperdício de tempo, dinheiro, produtividade, entre outros, o que pode afetar o cumprimento das metas do planejamento estratégico.
Então, para garantir que sua empresa chegue onde deseja, é fundamental estabelecer uma organização interna para que as áreas colaborem entre si, formando uma unidade bem estruturada.
Continue a leitura do artigo e entenda o que é, a importância e como fazer o planejamento operacional da empresa.
O que é planejamento operacional?
O planejamento operacional é o processo que define e documenta o fluxo de trabalho interno de uma empresa, listando os métodos e sistemas utilizados para gerir os diferentes setores e garantir o andamento das atividades que possibilitarão o alcance dos objetivos e metas de gestão programadas.
Dessa forma, cada departamento (Vendas, Marketing, Financeiro, Compras, Recursos Humanos) terá o próprio manual de processos com todos os detalhes referentes às tarefas que o setor realiza passo a passo, as ferramentas utilizadas, responsáveis e afins.
Quem toma a frente dessa definição são os gestores que participam ativamente da elaboração do planejamento estratégico geral da empresa e repassam aos demais colaboradores os objetivos ligados aos seus respectivos setores.
As empresas que estão começando a operar criam o planejamento do zero. Já aquelas que já estão ativas fazem melhorias a cada ciclo de planejamento para se manterem atualizadas e em crescimento.
Ou seja, o planejamento operacional pode ser aperfeiçoado com o tempo, por exemplo, excluindo etapas desnecessárias, modernizando a estrutura produtiva, melhorando o sistema de controle de estoque ou atualizando o sistema de compras.
Quanto maior a empresa, mais complexo é o planejamento operacional. Porém, uma empresa pequena e com processos enxutos deve documentar a sua rotina de trabalho para que o fluxo seja otimizado de forma organizada, garantindo uma boa gestão do conhecimento.
Leia também >>> Planejamento estratégico: o que é, objetivo + como fazer.
Como fazer um planejamento operacional?
A criação do planejamento operacional é realizada em etapas aplicadas em cada departamento, guiando o processo de definição ou atualização conforme os objetivos que serão trabalhados no novo ciclo de gestão.
Confira passo a passo as definições que devem ser feitas para executar o trabalho corretamente:
1. Analise os objetivos relacionados ao setor
Se a sua empresa utiliza o método SMART para definir as metas relacionadas aos objetivos estratégicos dos períodos de trabalho, com certeza, você tem em mãos definições específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos definidos.
Essas informações devem ser repassadas para a equipe do setor, garantindo que todos fiquem atualizados em relação aos objetivos aos quais vão se dedicar e, assim, organizem o que será preciso fazer.
2. Liste ou revise as atividades do setor
O próximo passo do planejamento operacional é listar ou revisar as atividades do setor. Relembrar quais são as tarefas, os indicadores e como elas são executadas auxilia na organização e nas possíveis mudanças que podem ser realizadas,
Esse momento é excelente para a equipe fazer um brainstorm em relação a pontos de melhoria, como o que está funcionando, o que não está e como melhorar a modelagem de processos.
3. Defina o fluxo de trabalho
A terceira etapa do planejamento operacional é definir o fluxo de trabalho de cada atividade de ponta a ponta e quem são os responsáveis por executá-la.
O objetivo é documentar como o setor funciona, quais são os recursos utilizados, como as informações são documentadas, ferramentas e os tipos de análises realizadas.
Para facilitar a visualização, utilize o fluxograma para organizar o andamento dos processos. A ferramenta facilita ainda a avaliação da eficiência do fluxo de trabalho, guiando as melhorias.
4. Faça a divisão do orçamento
O orçamento anual da empresa é estabelecido de forma que cada área tenha um montante à disposição para realizar investimentos que contribuam para o alcance dos objetivos propostos.
Assim, a divisão do orçamento mensal é parte do planejamento operacional, pois as melhorias apontadas na organização do fluxo de trabalho podem ser implementadas, seja melhorando o maquinário, aumentando o fluxo de manutenções ou incluindo um novo sistema/software de gestão.
Importante: fique atento ao orçamento para que ele seja bem distribuído e mantenha-se dentro da margem projetada, evitando os gastos não planejados.
Leia também >>> O que é gestão estratégica de custos (GEC)? 7 boas práticas
5. Estabeleça os responsáveis por cada tarefa
Dentro do planejamento operacional, é essencial que cada atividade que compõe o fluxo de trabalho tenha os cargos responsáveis pela sua execução.
A definição é importante porque evita desvios de função e deixa claro qual é a função de cada colaborador dentro da área, permitindo que a equipe mantenha o foco e a produtividade no dia a dia.
6. Compartilhe o planejamento com a equipe
A última etapa é a apresentação do planejamento operacional para toda equipe. Geralmente, o gestor fica a frente da tarefa, compartilhando o resultado da análise, o fluxograma, como o trabalho será acompanhado, as novas ferramentas e mais.
O objetivo é que todos estejam na mesma página, saibam quem acionar para tratar de cada assunto e sigam o fluxo atualizado, mantendo a produtividade e gerenciando melhor o tempo de trabalho.
Qual a importância do planejamento operacional?
O planejamento operacional é um processo importante porque garante que a empresa tenha uma estrutura interna organizada, com fluxos de trabalho bem definidos, assegurando que cada equipe conheça e se especialize nas suas tarefas.
Além disso, o planejamento auxilia na estruturação da equipe, indicando para o gestor quando é necessário reforçar a equipe para que as entregas aconteçam dentro do prazo e sejam executadas com excelência.
Para alcançar esse objetivo, é fundamental que cada setor saiba otimizar o orçamento disponível, fazendo boas negociações e reduzindo os custos.
Faça o download do e-book ‘Como aumentar o seu Saving em compras’ e entenda para que serve e como implementar o indicador nos diversos setores da sua empresa.
