Planejamento estratégico: o que é e como fazer para sua empresa?

Toda empresa tem um propósito no mercado, que pode ser consolidar-se no seu nicho e até se tornar referência no setor de serviço ou produto que atua. 

É o que você também espera do seu negócio? Então, com certeza, existe um planejamento estratégico em ação, certo?

Se você respondeu “não”, sua empresa está entre os 90% dos negócios que navegam no mercado sem diretrizes claras guiando os rumos da gestão.

Uma pesquisa da consultoria Falconi (2020) com empresas de médio porte do país destacou que apenas 10% tinham uma estratégia planejada que contemplava os próximos três a cinco anos, com visão, missão, objetivos e metas de crescimento definidas.

Aqui vale a pena lembrar que, quando a pesquisa foi divulgada, a pandemia da COVID-19 já havia estourado e os negócios que não tinham uma base administrativa e tecnológica bem estruturada na época, sofreram para continuar ativos no mercado.

Segundo dados do IBGE, 4 em cada 10 empresas, o equivalente a 1,3 milhão de negócios, fecharam as portas devido à crise econômica iniciada pela pandemia, principalmente nos setores de comércio (40,9%) e serviços (39,4%).

Esse cenário reforça o quão relevante é a existência de um planejamento estratégico tanto para guiar o negócio quanto para reajustar a rota diante de adversidades inesperadas.

É comum que o plano seja feito quando uma empresa está começando suas atividades, mas isso não significa que o documento ficará engavetado. Anualmente, as diretrizes devem ser revistas, aprimoradas e adicionadas com foco no desenvolvimento. 

Quer melhorar o nível da gestão no seu negócio? Continue a leitura do artigo e aprenda quais são as etapas e como fazer um planejamento preciso para a sua empresa!

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico (PE) é uma ferramenta de gestão que auxilia na definição de objetivos e metas de negócio para um determinado período, além de guiar a alocação de recursos financeiros e levantar os principais desafios internos e externos que podem influenciar nos resultados.

Dessa forma, o PE serve não só para definir o melhor caminho a seguir, por exemplo, para ganhar mercado nos primeiros anos de atuação, mas também o que não fazer.

Assim, os responsáveis pela gestão conseguem listar os principais fatores que impactam o negócio e traçar um planejamento claro, fazendo escolhas estratégicas, ou seja, que têm maior chance de sucesso.

O processo é trabalhoso e exige empenho dos líderes da empresa para desmistificar a visão essencialmente burocrática do plano estratégico. 

A divulgação do conteúdo do planejamento estratégico deve ser feita de forma interessante e criativa, mostrando como cada setor tem um papel no alcance dos objetivos e metas. Isso é fundamental para consolidar a cultura organizacional e engajar os colaboradores no trabalho. 

Leia também >>> Como fazer o planejamento anual da empresa: 5 passos.

Qual é o objetivo do planejamento estratégico? 

O planejamento estratégico funciona como uma bússola, pois seu objetivo é guiar o negócio durante um ano, trabalhando com objetivos de curto prazo, mas também estabelecer metas em médio e longo prazo monitoradas anualmente para que, em três ou cinco anos, por exemplo, o negócio conquiste marcadores de crescimento importantes. 

Assim, a empresa documenta o caminho que planejou percorrer, considerando todas as forças e oportunidades do negócio e registrando todas as definições e responsabilidades de cada área. 

Para alcançar esse objetivo, utilize as boas práticas de escrita, criando um texto fluido, coerente e objetivo para que todos consigam entender o que a empresa busca.

Se após o primeiro planejamento, sua empresa não estabeleceu novos objetivos de curto prazo, ficando apenas com aqueles de longo prazo a serem trabalhados, não se preocupe!

Dá para retomar o trabalho e organizar novas discussões com a equipe para avaliar como a companhia está até o momento, quais são as necessidades de curto prazo que precisam ser atendidas e como conectá-las aos objetivos de longo prazo já estabelecidos.

No processo, podem acontecer mudanças significativas e reajustes, mas o objetivo é terminar a revisão com metas realistas e alcançáveis que vão motivar a equipe e contribuir para o desenvolvimento sustentável do negócio.

Quando o PE é revisado, é fundamental atualizar o texto do documento e fazer um novo repasse para incluir todos os colaboradores na ação. 

Estar por dentro dos objetivos e metas do negócio contribui para o senso de pertencimento e para manter um clima organizacional positivo. 

Quais são as etapas do planejamento estratégico de uma empresa?

A criação do planejamento estratégico passa por cinco etapas nas quais são feitas as definições que vão guiar os rumos do negócio. Confira quais são e o que é estabelecido em cada uma a seguir:

1. Definição do propósito da empresa

O propósito da empresa é a primeira etapa do planejamento estratégico, baseada no tripé: missão, visão e valores. Como os termos podem gerar confusão, veja o que cada um significa:

• Missão: motivo pelo qual a empresa existe
• Visão: onde a empresa deseja chegar
• Valores: princípios inegociáveis que regem a cultura organizacional

O processo de definição pode ser mais rico com um debate amplo e aberto, no qual cada pessoa da equipe pode agregar sua opinião durante o brainstorm.

Para entender melhor a aplicação dos conceitos na prática, utilizamos as definições do PE da Esfera como exemplo (você pode saber mais na página Sobre Nós do site):

Missão Esfera

“Impactar o maior número de pessoas com a venda da melhor energia de forma simples, ágil e transparente”.

Visão Esfera

“Conectar cada vez mais empresas e pessoas à melhor energia pelo menor custo possível”.

Valores Esfera

• Satisfação do cliente; 
• Foco em resultados; 
• Visão inovadora; 
• Diversidade 
• Protagonismo.

Muitas empresas criam quadros com a missão, visão e valores e os colocam em um local de destaque na sede para ficar visível permanentemente a todos. 

Esse é realmente o propósito, pois a partir dessas definições consolida-se a cultura organizacional, fundamental para atração e manutenção de talentos na empresa. 

2. Estudo do ambiente interno e externo

A segunda etapa é o estudo do ambiente interno e externo. Uma empresa faz parte de um nicho de mercado que esteja inserido em um contexto macroeconômico. 

Dessa forma, o bom desempenho é influenciado tanto pela forma como a empresa é gerida internamente quanto pelas flutuações do mercado que impactam no desempenho de vendas, aquisição de insumos e matéria-prima, lucros, etc. 

Bom, parece uma análise complexa e, realmente, é, mas existem ferramentas para orientar o processo. Neste caso, a que melhor atende ao objetivo da análise é a Matriz SWOT.

A sigla que dá nome a ferramenta vem das iniciais das palavras em inglês:

• Strength (Forças)
• Weakness (Fraquezas)
• Opportunities (Oportunidades)
• Threats (Ameaças)

Outro nome pelo qual a ferramenta é referida é matriz FOFA devido à tradução das palavras para o português. 

O que a matriz SWOT propõe é dividir a análise do ambiente interno e externo. Dessa forma, as forças e fraquezas são listadas baseadas no contexto interno (aspectos legais no âmbito trabalhista e consumidor, adequação ao ESG, tecnologia, etc). 

Já as oportunidades e ameaças estão relacionadas aos fatores externos (contextos político, econômico e social). A ideia é criar listas para cada item, pois eles vão servir para guiar a próxima etapa.

3. Determinação de objetivos e metas

O terceiro passo do planejamento estratégico é a determinação de objetivos e metas para aproveitar as oportunidades e forças e driblar as fraquezas e ameaças ao crescimento.

A ferramenta que orienta a criação do processo é a metodologia SMART, ou seja, a proposta é criar objetivos inteligentes. 

O acrônimo vem do inglês e cada letra se refere a uma característica que o meta deve ter:

• Specific (Específico)
• Measurable (Mensurável)
• Achievable (Alcançável)
• Relevant (Relevante)
• Time-based (Baseadas em um prazo)

Por exemplo, ao invés de criar um objetivo que diz “Melhorar a eficiência energética da empresa”, o enunciado pode ser “Melhorar a eficiência energética, reduzindo 30% dos cursos com a compra de energia elétrica nos próximos 12 meses”.

Assim, fica fácil identificar os aspectos SMART e entender os parâmetros de alcance e relevância do objetivo. 

Leia também: O que é eficiência energética? Quais os seus benefícios?

4. Criação do plano de ação para cada objetivo

Cada objetivo do planejamento estratégico se desdobra em metas que serão realizadas com a criação de planos de ação, dividindo o trabalho em etapas e facilitando a organização da equipe.

O planejamento estratégico inclui todas as áreas e, dentro de cada setor, as tarefas precisam de uma divisão clara de quem faz o quê, qual o prazo de entrega, recursos necessários, entre outros detalhes para colocar o planejamento em prática.

A ferramenta que orienta a organização de cada plano de ação é a 5W2H. Cada definição é feita baseada na resposta para sete perguntas:

5W:

• What: O que fazer?
• Why: Por que fazer?
• Where: Onde fazer?
• When: Quando fazer?
• Who: Quem vai fazer?

2H:

• How: Como fazer?
• How much: Quanto custa fazer?

Seguindo o checklist, os planos de ação são melhor estruturados, evitando dúvidas ou desvios de objetivo. Além de ser mais fácil encontrar e realizar as tarefas com eficiência.

5. Monitoramento e cálculo dos resultados

A última etapa do planejamento estratégico, na verdade, é um trabalho contínuo. Afinal, o monitoramento e cálculo de indicadores acontecerá periodicamente e se manterá para o acompanhando da evolução do desempenho ao longo dos anos.

O principal objetivo é saber se o que foi planejado está caminhando conforme o esperado e se é necessário fazer alterações e ajustes tanto nos objetivos quanto nas metas e nos planos de ação. 

Uma das ferramentas que pode ser usada no monitoramento é o Balanced Scorecard (BSC), desenvolvida por professores da Harvard Business School. A metodologia baseia a análise nos indicadores de desempenhos de quatro áreas:

• Financeira (clientes satisfeitos melhoram os resultados financeiros).
• Processos internos (uma equipe motivada, capacitada e bem treinada aprimoram seus processos de trabalho).
• Clientes (processos consistentes levam a clientes mais satisfeitos).
• Aprendizagem e crescimento (da equipe que contribui para inovações e melhoria).

Cada área tem seus respectivos indicadores de desempenho para facilitar o monitoramento do desempenho quantitativo, ou seja, mensurável. Os setores podem compartilhar indicadores em uma mesma área, reforçando a importância do trabalho integrado.

Assim, os gestores conseguem acompanhar a evolução dos indicadores, agir quando um objetivo estiver evoluindo mais lentamente do que deveria e modificar algum ponto para impulsionar melhorias.

Leia também:

• Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis
• 11 indicadores financeiros de uma empresa para acompanhar

Como fazer um planejamento estratégico?

O momento de fazer o planejamento estratégico e executar etapa por etapa, exige preparo. Organize a agenda de reuniões para que a equipe direta possa se dedicar às análises, delegando tarefas para seus colaboradores.

Para você organizar o processo na sua empresa da melhor maneira, listamos cinco dicas úteis: 

Faça o diagnóstico da situação atual da empresa

A análise da situação atual do negócio é fundamental para o sucesso do planejamento estratégico. Se a empresa está começando suas operações, o ponto de partida são os desafios necessários para alavancar as operações.

Já uma empresa ativa no mercado, pode recorrer aos relatórios de cada área para definir o perfil da empresa e suas principais necessidades no momento.

Trabalhe na definição das diretrizes estratégicas

O PE ajuda a alinhar a equipe com os propósitos da empresa, na definição dos serviços oferecidos e tudo isso deve se integrar com as definições estratégicas, como missão, visão, valores e objetivos de gestão. 

Una objetivos a indicadores

A proposta de unir objetivos a indicadores é criar parâmetros quantitativos, ou seja, expressos em número, que vão facilitar a comparação de resultados. 

Além disso, o monitoramento do crescimento de cada indicador auxilia nas tomadas de decisão, pois dados confiáveis são a base de uma gestão empresarial forte.

Aprimore os processos internos

Quando a equipe trabalha orientada por processos internos bem estruturados, o desempenho dos colaboradores melhoram e os planos de ação fluem naturalmente, seguindo os prazos desejados. A organização ainda contribui com a priorização de demandas. 

Tenha processos de gestão fortes

Além dos aspectos técnicos, na hora de fazer o planejamento estratégico, considere os aspectos gerenciais da gestão que impactam o desempenho da equipe, como gerenciamento do tempo, produtividade, capacitação e motivação dos colaboradores.

Lembre-se de que o engajamento da equipe é fundamental para conquistar os objetivos de negócio.

Planejamento é a chave do sucesso!

Agora que você sabe o que é planejamento estratégico, as etapas e como colocá-lo em prática, pode criar o da sua empresa ou atualizar o trabalho realizado lá atrás quando começou. Não perca tempo!

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