Pagamento de fornecedores: qual a importância e como criar uma política

A forma como uma empresa organiza o pagamento de fornecedores é crucial para manter os serviços essenciais em dia e funcionando, além de criar um relacionamento de confiança com as melhores empresas do mercado.

Para que o trabalho seja feito corretamente, é importante criar processos internos para orientar a equipe responsável na organização das datas de pagamento, renovação de contratos, avaliação e troca de fornecedores, etc.

Todos esses detalhes devem estar descritos na política de pagamento a fornecedores da empresa para que haja uma consistência nos padrões estabelecidos e nenhuma empresa parceira seja negligenciada no processo.

Quer aprender como fazer uma boa gestão de pagamentos de fornecedores na sua empresa? Continue lendo e confira as dicas para organizar cada detalhe.

O que é pagamento de fornecedores?

O pagamento de fornecedores é parte da gestão de serviços terceirizados por uma empresa, que podem ser contínuos ou pontuais, e consiste em pagar pelos serviços na data certa de cada um.

Quanto maior for a operação de uma empresa maior o número de fornecedores dando suporte ao negócio, por isso, a gestão dos pagamentos é tão importante e precisa ser realizada mês a mês.

Afinal, se a empresa esqueceu de pagar o fornecedor de energia elétrica, vai ser surpreendida com o corte, o que só vai gerar perda de tempo e produtividade da equipe.

Qual a importância de organizar o pagamento de fornecedores?

Qualquer fornecedor que não recebe pelo seu serviço, para de fornecê-lo, e não estamos falando apenas de contas básicas como água, eletricidade, serviço de limpeza, etc.

Um fornecedor de matéria-prima, por exemplo, tem um papel importante nas operações e é um parceiro frequente. Então, atrasos no pagamentos podem fazer com que a empresa perca um parceiro estratégico.

A gestão de pagamento de fornecedores é importante porque garante que as empresas contratantes cumpram os termos de seus contratos e criem uma relação de confiança com seus parceiros de negócio.

Isso é útil porque conforme a parceria se consolida, é possível negociar formas de pagamento, pedir mais prazo para quitar uma compra, garantir o fornecimento de um determinado item, ainda mais se for algo difícil de encontrar no mercado.

Se a sua empresa ainda não tem protocolos específicos para gerenciar os pagamentos de fornecedores, chegou a hora de implementar esse processo.

Como criar uma política de pagamento a fornecedores?

A política de pagamento a fornecedores é um conjunto de definições internas que devem ser seguidas para que todas as contas relativas aos parceiros fiquem em dia.

Montamos um passo a passo básico para criar um plano organizado e que pode ser personalizado de acordo com as necessidades do seu negócio. Confira!

1. Faça o levantamento das contas da empresa

O primeiro passo para criar uma política de pagamento a fornecedores eficiente é conhecer os gastos que a empresa possui. Para isso, faça um levantamento das contas da empresa.

Uma planilha ou um software de gestão financeira são ótimos ferramentas para organizar e ter uma visão geral de todos os pagamentos.

Para facilitar, crie categorias de pagamentos como, por exemplo, estoque, despesas básicas, administrativas, etc. Também é importante especificar quem é o fornecedor, o valor a ser pago e a data de vencimento de cada despesa.

2. Defina as formas de pagamento para fornecedores

Na hora de fazer o pagamento de fornecedores, é possível escolher entre pagar à vista, parcelado no cartão de crédito, no boleto bancário, débito automático, entre outras.

Para escolher as formas de pagamento para fornecedores mais vantajosas, avalie com atenção as propostas de cada parceiro. Se necessário, vale a pena renegociar contratos existentes para aproveitar melhores condições.

É importante, entretanto, lembrar de negociar em conjunto com a forma de pagamento, a melhor data para pagar o fornecedor. Colocar os pagamentos depois dos recebimentos é a estratégia ideal para equilibrar o fluxo de caixa.

Assim como manter despesas básicas como aluguel, energia elétrica, água e internet e outras no início do mês para que o negócio nunca pare de funcionar.

3. Organize as prioridades e negociações

Outro ponto importante da política de pagamento a fornecedores é organizar as contas por prioridade e fazer boas negociações.

Um fornecedor que oferece um desconto especial para pagamentos à vista pode ter prioridade em comparação a outro fornecedor que segue sua tabela de preço. Com o segundo, é vantajoso negociar um parcelamento ou um prazo maior de pagamento.

Isso facilita também a organização das datas de pagamento para que elas coincidam com os momentos de dinheiro em caixa. Isso também vale para contas que podem ser colocadas em débito automático, especialmente as recorrentes, para não perder o prazo e pagar multa.

Essa negociação é muito estratégica porque à medida que um fornecedor se consolida como um bom parceiro, existe mais espaço para propor condições que sejam boas para ambas as partes.

4. Tenha um planejamento de compras

Uma política de pagamento de fornecedores deve ter como base um planejamento de compras igualmente organizado, pois isso vai garantir não só que a empresa seja uma boa pagadora, mas que todos os seus contratos de negócio sejam gerenciados corretamente.

Então, uma vez que todas as contas já foram listadas, outros detalhes precisam ser definidos na gestão de compras como:

• frequência de compra com cada fornecedor;
• quando os contratos devem ser renovados;
• limite de orçamento para cada setor da empresa;
• pesquisa de preços para contratar novos parceiros e renegociar com antigos, entre outros.

Dessa forma, a empresa não fica desabastecida, garante estoque em períodos concorridos e consegue fazer negócio com as melhores empresas.

5. Cultive um bom relacionamento com os fornecedores

Ser uma empresa que cumpre corretamente todas as datas de pagamento de fornecedores e os outros detalhes negociados, vai fortalecer o relacionamento com os parceiros de negócio.

Isso demonstra profissionalismo e respeito pela empresa do próximo, o que cria confiança para que a parceria se fortaleça e ambos os lados ofereçam benefícios nas negociações.

Melhore ainda mais seu processo de compra

Em cada área de gastos é possível encontrar formas de otimizar o orçamento disponível, fazendo ajustes e mudanças estratégicas.

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