“Se tudo é urgente, nada é urgente”. Já ouviu essa frase? Ela ilustra um cenário comum em empresas no qual não existe prioridade e justamente por isso é difícil definir o problema que será abordado primeiro. Se a situação é comum onde você trabalha, conhecer a matriz GUT vai ajudá-lo nas tomadas de decisão.
Quanto maior a empresa, maior é o número de tarefas que envolvem o gerenciamento. Para acompanhar passo a passo as atividades e definir o que vai ser resolvido de imediato, é preciso ter critérios de análise claros.
Além das resoluções cotidianas, a matriz orienta a criação de objetivos do planejamento estratégico do negócio.
Conforme uma pesquisa da consultoria Falconi destaca, a criação de um plano é fundamental para as empresas terem uma visão ampla das perspectivas do ano. Porém, apenas 10% das companhias de médio porte realmente planejam suas resoluções anualmente.
Quer seguir diretrizes claras no seu negócio? Continue a leitura do artigo e entenda o que é e para que serve a matriz de GUT, o passo a passo para colocar a ferramenta em prática com exemplo.
Boa leitura!
O que é matriz GUT?
A matriz de GUT é uma ferramenta que auxilia na organização das tarefas que precisam ser realizadas em uma empresa em ordem de prioridade, considerando a gravidade, a urgência e a tendência de cada problema como critérios para a tomada de decisão.
Também chamado de matriz de priorização, o método sistematiza a análise e direciona a avaliação que precisa ser realizada para que a decisão de começar o trabalho por um determinado ponto realmente traga benefícios.
A ferramenta é muito útil, especialmente para situações complexas nas quais a equipe deve ser o mais precisa possível na solução que irá tomar.
Os criadores da estratégia foram os especialistas, Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, que, em 1981, apresentaram o método Kepner-Tregoe do qual a matriz faz parte e cujo objetivo é auxiliar os gestores a encontrarem soluções mais eficientes para os problemas empresariais.
A matriz GUT é aplicada em vários contextos, como na criação do planejamento estratégico, gestão de processos, gerenciamento de processos industriais, gestão pessoal, entre outras situações nas quais é necessário definir uma prioridade.
Para que serve a matriz GUT?
A matriz GUT serve para criar um ponto de partida na resolução de problemas, começando pela ação prioridade em relação às demais. Assim, a equipe consegue focar na tarefa mais importante, evitando que o cenário seja agravado ou que prejudique o andamento de um setor ou da empresa.
Outra utilidade da ferramenta é na análise de processos. Por exemplo, a equipe de gestão de compras identifica que os gastos com insumos básicos, como energia e água estão altos.
Com a matriz, o setor pode analisar como o problema pode ser resolvido e qual atitude entre as que precisam ser tomadas deve vir primeiro.
Geralmente, a decisão é aquela que tem o potencial de resultar em mais economia e, portanto, se for solucionada inicialmente, pode trazer resultados positivos para o caixa do negócio.
O modelo sistematizado da matriz faz com que a avaliação seja clara, guiando a equipe nas discussões e evitando que o processo comece por um ponto que poderia esperar em vez daquele que pode trazer melhorias reais e imediatas.
Com tudo isso, a matriz GUT ainda serve como um excelente otimizador de tempo e produtividade para as equipes.
Leia também >>> Automação de processos industriais: o que é, como fazer e vantagens.
Quais são os 3 elementos da matriz GUT e como funciona sua aplicação?
Até aqui, você sabe que a matriz de priorização se baseia em três critérios: a gravidade, a urgência e a tendência de cada situação-problema. Na análise, eles são classificados em uma escala de 1 a 5.
Dessa forma, as tomadas de decisão são racionalmente baseadas em fatos/dados objetivos sobre o contexto. Confira o que é analisado em cada critério a seguir:
Gravidade
A gravidade se refere ao impacto que uma situação pode causar, ou seja, a intensidade ou profundidade dos danos que a empresa pode sofrer se o problema não for solucionado.
Para chegar à resposta, a equipe pode considerar tanto os efeitos quantitativos quanto qualitativos nos resultados para responder à pergunta central que é: quais são as consequências de não concretizar esse processo ou fazer essa mudança em longo do tempo?
Se a área produtiva é pequena e desorganizada, os riscos de acidente de trabalho podem aumentar, causando processos trabalhistas para a empresa. Um exemplo simples de uma situação grave para o negócio.
As classificações de gravidade são:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência
O segundo critério da matriz GUT é a urgência com a qual uma decisão precisa ser tomada, ou seja, o tempo em que ela deve acontecer. Em geral, quanto mais curto o prazo, mais urgente é a decisão.
A equipe deve analisar os processos envolvidos para responder “qual prazo para que o processo/projeto seja concretizado”.
Outra linha de raciocínio é avaliar quanto tempo em média pode surgir danos ou resultados indesejados se a empresa não agir sobre o problema.
Dessa forma, se existe na empresa dois desperdícios, a desorganização do ambiente de trabalho e a superprodução, e a primeira pode ser resolvida em uma semana com a abertura do espaço de trabalho, por exemplo, é a medida mais urgente.
Os níveis de urgência são:
- Sem urgência
- Pouco urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
Tendência
O último critério da matriz de GUT é a tendência que indica as chances do problema escalar. A análise é fundamental, pois uma situação que, a princípio, é pequena, pode evoluir e se transformar em um problema complexo.
Consequentemente, o processo para resolvê-lo é mais difícil, exigindo que a equipe seja ágil e tente obter resultados rápidos, o que nem sempre é possível.
O efeito na motivação e no nível de estresse dos colaboradores da equipe é muito prejudicial ao clima da empresa e ao bem-estar no trabalho.
A classificação da tendência é a seguinte:
- Sem tendência de piorar
- Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápido
Resumindo, a matriz GUT responde às três perguntas abaixo:
- O que fazer primeiro?
- Por quê?
- Por onde começar?
Como fazer a matriz GUT?
Agora que você já sabe mais sobre o funcionamento da matriz de priorização (GUT), o próximo passo é aprender a colocá-la em prática no seu negócio. Para alcançar os objetivos planejados, siga as seguintes etapas:
1. Monte uma lista com os problemas ou os pontos de análise
A primeira etapa para utilizar a matriz de GUT é listar os problemas em um determinado processo ou pontos de análise sobre determinada tarefa para visualizar as atividades nas quais a equipe precisa agir e resolver.
O objetivo é ter uma visão geral do cenário que precisa de melhorias e levantar as prioridades em potencial antes de decidir por onde começar.
A ferramenta pode ser aplicada tanto na avaliação de tarefas internas quanto de atividades ligadas aos clientes. Os resultados dos indicadores industriais podem indicar pontos de melhoria. Por isso, não deixe de considerá-lo para incluir itens na lista.
Leia mais >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis.
2. Classifique cada tópico listado
O próximo passo é classificar cada tópico listado conforme os critérios da matriz GUT com notas de um a cinco. A pontuação é o que vai indicar a ordem de prioridade que os problemas ou pontos de análise precisam ser abordados.
Dessa forma, avalie a importância, tempo, impacto e esforço que cada ação vai demandar da equipe. É fundamental se dedicar à análise, fazendo uma leitura profunda do cenário e das variáveis envolvidas.
Assim, você garante que as classificações feitas sejam precisas e deem um direcionamento seguro para a melhoria desejada.
3. Crie a matriz e faça a soma
A matriz de GUT é formada com a distribuição dos problemas/pontos de análise organizados em uma tabela de dados simples, conforme o modelo abaixo:
O processo/ponto é descrito com suas respectivas notas em relação a cada critério GUT. Em seguida, multiplique os valores para obter a pontuação total. Após concluir essa etapa, a classificação, conforme a operação, vai apontar por onde começar.
4. Elabore um plano de ação
Uma vez que você sabe por onde começar, a próxima etapa é elaborar um plano de ação para iniciar o trabalho pela prioridade apontada na matriz GUT.
Para manter o padrão sistematizado, você pode utilizar a ferramenta 5W2H para criar o plano de ação, respondendo às seguintes perguntas sobre a tarefa:
- What (o quê?)
- Why (por quê?)
- Where (onde?)
- When (quando?)
- Who (quem?)
- How (como?)
- How much (quanto custa?)
Dessa forma, fica mais fácil organizar quais recursos/insumos serão necessários para concretizar as mudanças, os prazos, os marcos para checar o andamento e a revisão dos passos adotados.
Matriz GUT: exemplo
Suponha que sua empresa esteja revisando o processo de produção que encareceu 30% nos últimos cinco anos, aumentando o preço de venda dos produtos.
A partir da matriz de GUT, a gestão de compras identificou os fatores que mais impactaram os gastos com a produção, que foram:
Problema/Ponto de análise | G | U | T | Pontuação | Classificação | |
---|---|---|---|---|---|---|
Gravidade | Urgência | Tendência | ||||
- energia elétrica
- matéria-prima
- manutenção do maquinário
- horas extra da equipe
- armazenamento
Problema/Ponto de análise | G | U | T | Pontuação | Classificação | |
---|---|---|---|---|---|---|
Gravidade | Urgência | Tendência | ||||
Alto gasto com energia elétrica | 5 | 5 | 5 | 125 | 1º | |
Aumento do preço da matéria-prima | 5 | 4 | 3 | 60 | 2º | |
Manutenção de maquinário frequentes | 3 | 3 | 5 | 60 | 3º | |
Pagamento de hora extra dos funcionários | 4 | 3 | 4 | 48 | 4º | |
Espaço de armazenamento insuficiente | 2 | 4 | 2 | 16 | 5º |
Agora, você sabe que a gestão de custos da produção pode reduzir, dando prioridade para a busca de uma solução que reduza o alto custo com energia elétrica.
O setor de compras pode destacar uma equipe para pesquisar uma boa alternativa, como a migração de mercado (ACR para ACL), que dá mais liberdade para criar uma estratégia de aquisição de energia mais eficiente.
Em paralelo, o restante da equipe pode cuidar das demais tarefas. Assim, os planos de ação podem evoluir, gerando o máximo de economia possível.
Dependendo da complexidade da tarefa, pode ser necessário o empenho total do time na tarefa prioritária, indicada pela matriz. Então, faça a análise com bastante atenção para tomar a decisão mais adequada à complexidade do problema que está sendo resolvido.
Leia também >>> Estudo de viabilidade Mercado Livre de Energia: como é feito?
Quais são as vantagens e desvantagens da matriz GUT?
Para analisar as vantagens e desvantagens da matriz GUT, vamos dividir a lista em duas partes:
Vantagens
- Permite a investir recursos nos pontos/processos avaliados como mais importantes;
- Colabora com a criação de um planejamento estratégico eficiente;
- É fácil de colocar em prática;
- Pode ser aplicada na classificação de assuntos variados;
- É estratégico para o planejamento de tarefas que devem ser realizadas em determinado período.
- Pode ser associada a outros métodos, como o ciclo PDCA, matriz SWOT e outros.
Desvantagens
- Exige conhecimento de outros técnicas e métodos para complementar a análise;
- Depende de uma avaliação muito precisa por parte da equipe;
- Pode tornar-se uma análise subjetiva, caso não hajam dados para justificar a pontuação atribuída a cada item;
- Não considera fatores como custos e capacidade da equipe de solucionar o problema, demandando que os times sejam bem treinados para saber como complementar a análise.
Use a matriz de priorização para tomar decisões estratégicas
Agora que você sabe o que é, para que serve, os elementos e como colocar a matriz GUT, além das vantagens e vantagens da ferramenta, pode incluí-la entre as metodologias de análise da sua empresa.
Lembrando que é fundamental que as equipes responsáveis pela gestão das áreas conheçam as principais ferramentas e saibam unir as técnicas para obter os melhores resultados.
Apostamos que os custos são uma preocupação que a sua empresa busca otimizar constantemente, certo?
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