14/10/202213 min de leitura
Algum problema já dificultou, atrasou ou até mesmo paralisou as atividades em algum setor ou projeto da empresa onde você trabalha? Provavelmente, sim. Mas saiba que esse tipo de ocorrência pode ser evitada com a aplicação de uma ferramenta chamada matriz de risco.
Um problema que pode ser evitado só deixa de acontecer se ele for identificado antes como uma possível ameaça à ordem do trabalho e existirem ações para prevenir que ele ocorra.
Por isso, a gestão de riscos é um processo indispensável nas empresas, independente do tamanho e do volume de operações.
Desde o setor de produção até o financeiro, passando pela contratação de fornecedores, todas as áreas podem ser gerenciadas e os gestores podem se manter um passo à frente, tendo o apoio de boas ferramentas.
Quer entender o que é, para que serve, quando usar e como montar uma matriz de risco na prática? Continue lendo este artigo e confira passo a passo todos os detalhes sobre essa ferramenta de gestão.
Boa leitura!
O que é matriz de risco?
A matriz de risco é uma ferramenta utilizada para avaliar a probabilidade de um evento acontecer e quais seriam os impactos (consequências), ou seja, de que forma ele afetaria o ambiente de trabalho.
Uma matriz é um modelo de tabela organizada em linhas e colunas que formam pequenas células/quadrantes, analisada com base em dois eixos:
- eixo vertical: probabilidade;
- eixo horizontal: impacto.
A função das matrizes é relacionar dados, sejam eles numéricos ou não. Dentro da gestão de riscos, a matriz de riscos é utilizada para analisar a relação entre as ameaças identificadas dentro de um setor e como elas podem interferir no andamento do trabalho.
Então antes da ferramenta entrar em prática, é preciso identificar e listar os riscos primeiro, com total atenção para que nenhum detalhe passe despercebido.
Depois, com a matriz de risco pronta, será mais fácil visualizar como cada risco impacta o setor (se mais ou menos), quais decisões serão tomadas e quais medidas preventivas serão colocadas em prática.
A matriz de risco é considerada uma ferramenta de fácil aplicação e interpretação, o que ajuda no repasse de informações para as equipes. Dessa forma, os gestores conseguem engajar seu grupo nas tarefas para manter os riscos bem longe.
Veja também: Como e por que fazer uma mitigação de riscos ambientais
Elementos da matriz
Como citamos acima, a construção e a análise da matriz de risco é guiada por dois elementos principais: a probabilidade e o impacto.
Veja do que cada um desses elementos trata:
Probabilidade
A probabilidade, na maioria das vezes, corresponde ao eixo vertical da matriz de risco e indica o quão previsível é que um risco ocorra. Ou seja, se algo pode acontecer com frequência ou será um evento raro.
Dessa forma, o nível de probabilidade pode ser alto, médio e baixo ou ser mais detalhado como muito baixo, baixo, moderado, alto e muito alto. Também é possível associar os níveis a porcentagens, se preferir.
Impacto
O impacto corresponde ao eixo horizontal da matriz de risco e indica as consequências quando um potencial risco acontece de fato.
Um impacto causa prejuízos ou danos ao processo de trabalho como paralisações ou um alto custo para fazer uma reparação. Mas um evento também pode gerar oportunidades e não apenas riscos. Então, a estrutura da matriz de risco serve para os dois contextos.
Assim como a probabilidade, o impacto também é dividido por nível, por exemplo: muito baixo, baixo, moderado, alto e muito alto.
OBSERVAÇÃO: ao construir a planilha da matriz de risco, a probabilidade e o impacto precisam ter a mesma quantidade de níveis. Dessa forma, se forem 3 níveis de probabilidade, serão 3 níveis de impacto. Já se forem 5, o outro também terá 5.
Para que serve e quando usar a matriz de risco?
Um risco é uma incerteza que se tem acerca de uma situação ou evento. No contexto empresarial, ser pego de surpresa por um risco não calculado pode gerar prejuízos que vão afetar o trabalho.
A matriz de risco serve para avaliar o potencial de risco existente dentro de um determinado setor ou de uma situação.
Isso permite que a equipe saiba o que pode afetar o andamento de um projeto e junto com o plano da atividade principal, também sejam tomados alguns cuidados para evitar a exposição a riscos.
Então, a matriz pode ser usada para gerenciar riscos operacionais e administrativos e também os projetos da empresa, especialmente os maiores que possuem mais etapas e exigem mais acompanhamento.
Apesar do nome ser matriz de risco, a dinâmica da ferramenta é utilizada também para avaliar as oportunidades que uma mudança pode trazer.
Assim, o gráfico se desdobra em duas partes, em que é possível visualizar as ameaças e oportunidades e guiar o trabalho, dando prioridade para as ações de alto risco e também agindo sobre as oportunidades.
Como montar uma matriz de risco?
Pelas imagens acima, é possível ver que montar uma matriz de risco não é difícil, mas é importante organizar alguns detalhes para que a ferramenta seja efetiva na prática.
A seguir, listamos passo a passo o que faz parte desse processo. Confira!
1. Definir o número de níveis e o que significa cada um
Quando falamos sobre os elementos da matriz, destacamos a importância do número de níveis de probabilidade e impacto ser o mesmo.
Então, o primeiro passo para montar a matriz de risco é definir a quantidade de níveis (três, cinco, etc;) para a probabilidade e impacto. Se for desejável, os níveis descritivos podem ser associados à porcentagem que os representam. Por exemplo:
- Muito baixa -> 1% a 10%
- Baixa -> 11% a 30%
- Moderada -> 31% a 50%
- Alta -> 51% a 70%
- Muito alta -> 71% a 100%
Depois, é importante descrever o que cada nível de probabilidade e impacto significa para facilitar a avaliação.
Por exemplo, um risco baixo significa que é provável que não aconteça, já um risco alto pode acontecer toda semana.
Um impacto baixo significa que as consequências não são significativas. Por outro lado, um risco de alto impacto pode significar um dano irreversível ou que tem um custo inviável para reparação.
Essas duas definições são essenciais para a equipe alocar cada risco dentro da tabela da matriz, o que facilitará a avaliação visual no final do processo.
2. Escolher o método de construção da matriz
Outro detalhe importante para montar a matriz de risco é escolher o método de construção da matriz. As principais opções são uma planilha de dados ou um software de gestão de risco.
Os dois formatos são funcionais, com o software oferecendo recursos a mais para automatizar a gestão de riscos como um todo. Então, é válido analisar o que atende melhor às necessidades da empresa no momento.
3. Identificar quais são os riscos associados pela equipe ou gestor
Em seguida, devem ser identificados e listados quais são os riscos associados ao setor ou projeto que será executado.
Depois, cada risco vai ser analisado individualmente em relação à probabilidade e ao impacto, seguindo os critérios do item 1.
Essa é uma parte fundamental para o sucesso da matriz de risco e deve ser feita por uma pessoa ou uma equipe que domina bastante o trabalho ou a área.
Quando se trata de um setor como o de gestão de compras que seleciona e contrata fornecedores, a matriz pode ser montada pelo gestor do departamento. Já em um projeto, a matriz pode ser montada em uma reunião do grupo de pessoas envolvidas.
4. Definir as ações preventivas ou para aproveitar oportunidades
Com a matriz de riscos montada, é hora de definir as ações preventivas que serão implementadas para cada risco.
Geralmente, os riscos com probabilidade e impacto altos têm prioridade e recebem mais atenção, depois os moderados. Os baixos são acompanhados, mas não têm tanta relevância.
O mesmo acontece com as oportunidades. Onde existe chance de obter resultados relevantes para a empresa, a equipe investe em ações para que elas sejam bem aproveitadas.
5. Monitorar o comportamento de cada risco
Conforme o setor ou o projeto avança em suas etapas, é importante fazer um bom acompanhamento para monitorar o comportamento de cada risco.
Dessa forma, a equipe consegue avaliar a eficácia dos planos de ação e se os riscos estão mesmo controlados ou precisam de medidas adicionais. A matriz de risco, então, mantém o time alerta e pronto para responder quando necessário.
Geralmente, os riscos com probabilidade e impacto altos têm prioridade e recebem mais atenção, depois os moderados. Os baixos são acompanhados, mas não têm tanta relevância.
O mesmo acontece com as oportunidades. Onde existe chance de obter resultados relevantes para a empresa, a equipe investe em ações para que elas sejam bem aproveitadas.
Exemplos de avaliação com matriz de riscos
Para ajudar a compreender melhor os aspectos da matriz de riscos, vamos apresentar um exemplo relacionado a contratação de fornecedores.
Suponha que a empresa deseja mudar a forma de abastecimento de energia elétrica. Ao invés da demanda contratada com a distribuidora local, o objetivo é migrar para o Mercado Livre de Energia.
O primeiro passo é estudar o Mercado Livre e levantar os riscos e as oportunidades dessa mudança para a empresa. Os principais riscos que as companhias enfrentam nesse processo são:
- pagar tarifas mais altas do que o planejado;
- contratar um volume de energia menor que a demanda necessária.
Esses dois riscos vão resultar em uma elevação das despesas mensais da empresa, o que influencia o planejamento financeiro.
As tarifas no Mercado Livre também sofrem variações, por isso, a exposição a taxas altas acontece com mais frequência nas contratações de curto prazo.
Existem empresas que escolhem essa opção com o objetivo de garantir uma parte da sua demanda e, depois, continua acompanhando o mercado para tentar comprar energia em momentos de queda dos preços.
Porém, o cenário não é tão previsível e optar por essa estratégia pode ter um impacto alto no caixa da empresa, mas, ainda assim, é um cenário reversível.
Já em relação a contratação do volume necessário para atender a demanda, para evitar erros, é necessário fazer uma avaliação histórica dos gastos para obter uma média que vai guiar a compra.
Essa informação será essencial no fechamento com a geradora ou comercializadora que vai conseguir fazer projeções com base em dados confiáveis e reais da empresa.
Um dos riscos de uma projeção incorreta é não receber a energia necessária e ainda ter que pagar os preços de curto prazo que são mais altos e vão prejudicar os ganhos financeiros.
Para analisar corretamente a probabilidade vs. impacto, é importante ter dados que ajudem a entender o que um determinado risco pode causar.
No caso da entrada no Mercado Livre de Energia, a melhor alternativa é ter um contrato de longo prazo, onde já ficam especificados os reajustes de tarifas ao longo do período de vigência.
Outra alternativa, caso a empresa queira seguir uma estratégia segura e confiável para economizar ao máximo, é contratar uma consultoria especializada em compra e venda de energia no Mercado Livre.
Assim, é possível negociar com os fornecedores e obter o melhor acordo, levando em consideração o valor e a demanda contratada. Essa liberdade de negociação é uma das oportunidades que a empresa obtém com a migração.
Os dois riscos acima podem ser avaliados como altos e com uma probabilidade média de acontecer, pois existem medidas acessíveis para evitar que eles ocorram.
Dessa forma, a empresa pode começar a planejar a organização para a migração e priorizar as ações descritas acima para garantir que estará preparada para negociar neste novo mercado.
Pronto para colocar a matriz de riscos em prática?
A matriz de riscos é uma ferramenta muito útil em todos os setores de uma empresa. Se o objetivo do seu negócio é enxugar o orçamento financeiro, a matriz vai ajudar a identificar as vantagens e a gerenciar os riscos da migração para o Mercado livre de Energia.
O melhor é que você pode buscar a melhor consultoria para auxiliar na gestão de risco e realmente usufruir de todos os benefícios.
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