Gestão de mudanças: o que é, importância, exemplos + dicas

Questões mercadológicas, econômicas, legais, estratégicas ou tecnológicas são fatores que podem desencadear transformações nas empresas, dando início ao processo de gestão de mudanças.

Nesse sentido, tanto a maneira como um negócio é conduzido como a consolidação de uma alteração demonstram a maturidade da gestão empresarial. Afinal, mudanças podem gerar insegurança, sobrecarga e estresse nos colaboradores se forem mal dirigidas.

Sem contar as consequências para a continuidade das operações e para a imagem da empresa no mercado.

Por isso, mudanças organizacionais não devem ser feitas sem um planejamento estruturado, preparo da equipe e uma boa comunicação. A chave para alcançar os resultados positivos de uma transformação é unir as pessoas em torno do objetivo.

Você achou que era só mudar e pronto? Os colaboradores se adaptam à medida que conhecem a novidade. Continue a leitura do artigo para entender o que é, a importância e como gerenciar um processo de mudança da forma correta na sua empresa.

Além disso, confira exemplos e dicas para orientar sua equipe e obter resultados consistentes. 

Boa leitura!

O que é gestão de mudança?

A gestão de mudança nas organizações é o processo que orienta a implementação de uma alteração, como uma nova cultura, tecnologia e infraestrutura que utiliza para operar, ou processos internos para assegurar que o trabalho seja bem-sucedido. Normalmente, inclui três fases principais: preparação, implementação e acompanhamento.

No contexto corporativo, uma mudança pode envolver toda a equipe, como em um processo de fusão, ou apenas determinado setor, como na adição de um novo canal de vendas

As novidades serão comunicadas por todos eventualmente, mas os colaboradores que fazem parte do setor e vão trabalhar na implementação são os primeiros impactados. 

Portanto, o gerenciamento deve cuidar para que o time faça a transição de forma organizada, entendendo os novos processos, ferramentas e monitorando os efeitos da mudança.

O sucesso na execução das etapas mostra o quão preparado um negócio está para identificar mudanças e agir para se adaptar rapidamente, sem prejudicar o andamento das atividades.

No guia ‘Organizational Change Guidance’, a equipe da consultoria Gartner afirmou que, nos últimos três anos, as empresas passaram por cinco grandes mudanças, sendo que 75% dos negócios esperam passar por múltiplas transformações nos próximos três anos.

Porém, mais da metade dos processos de mudança falham e apenas 34% obtêm o sucesso desejado. Ou seja, é essencial saber conduzir sua empresa quando uma necessidade aparece.

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Qual é a importância da gestão de mudanças? 

A criação de um processo de mudança é importante porque orienta passo a passo a equipe, permitindo alcançar o objetivo planejado e desenvolver o negócio. O gerenciamento ainda incentiva o time a abraçar o novo e a se dedicar ao aprendizado, participando ativamente na consolidação da mudança.

As transições pelas quais uma empresa pode passar, às vezes, são imprevisíveis e custosas em termos de tempo e recursos. Com uma gestão eficaz, as mudanças estimulam positivamente o clima organizacional e desenvolvimento de habilidades da equipe.

Outro ponto positivo do processo é a possibilidade de gerenciar riscos, como a insatisfação de um setor ou grupo de funcionários. 

Quando a euipe não só sabe, mas também entende os motivos que levaram à mudança, o engajamento para adaptação da empresa ao novo contexto é natural.

Além do público interno, investidores, fornecedores e potenciais funcionários também sentirão mais confiança na empresa se perceberem que, mesmo passando por mudanças, o negócio mantém as atividades e cumpre com os compromissos.

Ou seja, quanto maior o nível de maturidade da gestão, seja para gerenciar uma mudança ou manter o controle financeiro, maiores são as chances de navegar por momentos de instabilidade sem desestruturar a operação, a produtividade e a motivação da equipe.

Gestão de mudanças: exemplos

“Nada é permanente, salvo a mudança”, profetizou Heráclito há mais de vinte séculos. Por isso, exemplos de ocasiões onde a gestão de mudança organizacional é acionada não faltam e acontecem em maior ou menor escala, dependendo do contexto atual do negócio.

Para te ajudar a identificar as situações que vão exigir que sua empresa tenha um plano de enfrentamento, listamos abaixo alguns exemplos:

• chegada de uma nova liderança no comando da empresa ou de um departamento;
• alteração na estrutura organizacional da equipe;
• implementação de novas tecnologias;
• adoção de novos modelos de negócios;
• gestão de eventos inesperados.

Na parte de eventos inesperados, o exemplo mais recente foi a pandemia da covid-19. Quando a doença se espalhou pelo mundo em 2020, as empresas precisaram se adaptar urgentemente ao cenário de isolamento social.

Os comércios de varejo que não tinham canais de venda digital tiveram que se adaptar rapidamente para sobreviver. E aqueles que tinham operações on-line precisaram se adaptar à escassez de estoque e aos atrasos logísticos. 

Além disso, a gestão das equipes em home office exigiu a criação de novas diretrizes de trabalho para respeitar as leis trabalhistas, proporcionando os meios adequados para as equipes continuarem ativas.

Mesmo após o fim do isolamento, as mudanças dessa época trouxeram novos desafios para os donos de empresa, como a preferência pelo trabalho remoto por alguns colaboradores.

Quando os processos de gestão de mudança estão prontos para serem acionados, os exemplos citados e outros que fazem parte da realidade das empresas são superados e geram transformações positivas.

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Tipos de mudança organizacional

Agora que você sabe o que é, a importância e o que pode desencadear mudanças nos negócios, é fundamental saber o tipo e o grau de renovação que cada um exige, o que vai impactar na carga de trabalho da equipe. Confira!

Mudanças adaptativas

As mudanças adaptativas são transformações pequenas pelas quais as organizações passam para atender às necessidades que surgem ao longo do tempo. É a adição de um processo ou ferramenta que, após concluída, toda equipe pensa: “nossa, como vivemos sem isso?”.  

Normalmente, essas mudanças são pequenas modificações e ajustes que os gestores identificam e implementam para executar melhor as estratégias de negócios. Ao longo do tempo, as lideranças podem adicionar, excluir ou aprimorar processos.

Um exemplo de mudança adaptativa é quando a empresa atualiza seu sistema de gestão de clientes, saindo de planilhas para um software de CRM (Customer Relationship Management, em português, Gestão de relacionamento com o cliente)

Mudanças transformacionais

Já as mudanças transformacionais possuem uma escala e escopo de trabalho maiores do que os ajustes adaptativos. Nesse caso, o processo pode envolver alterações: 

• na missão da empresa;
• na estratégia do negócio;
• na estrutura da empresa ou da equipe;
• no quadro de pessoal; 
• no desempenho organizacional;
• nos processos de negócios. 

Devido à demanda de trabalho, muitas vezes, estas mudanças requerem mais tempo e energia da equipe para serem implementadas. 

Embora não seja uma regra, as mudanças transformacionais acontecem frequentemente como resposta a interferências externas, como a chegada de um novo concorrente inovador ou problemas que afetem a cadeia de abastecimento da empresa.

Um exemplo de mudança transformacional é quando a empresa decide adotar os princípios ESG (sigla para Ambiental, Social e Governança, na tradução para o português) para implementar uma gestão sustentável, criando ações e alterando os processos produtivos de forma que a operação se torne cada vez mais sustentável.

Este posicionamento é estratégico e precisa ser conduzido com cuidado, além de necessitar do amplo engajamento da equipe para consolidar a sustentabilidade como um valor do negócio. 

Um detalhe interessante é que algumas mudanças podem ser adaptativas e transformacionais ao mesmo tempo. Por esta razão, os gestores precisam ter em mente que um processo de transformação deve ser adaptado aos desafios e exigências de cada situação.

Leia também >>> Tudo sobre ESG: o que é, critérios, como implementar e mais!

Como fazer a gestão de mudanças?

O passo a passo para fazer a gestão de mudanças que descrevemos abaixo é inspirado nas orientações do professor da Universidade Harvard, John Kotter, no livro ‘Liderando Mudanças’. Aprenda como começar e finalizar: 

1. Reforçar o caráter de urgência

O primeiro passo para que a gestão de mudanças engaje diretores, gestores e colaboradores é reforçar a urgência para que a medida seja implementada.

Uma estratégia que você pode utilizar é apresentar o cenário atual, as perdas e/ou as dificuldades enfrentadas pela equipe-alvo e como os resultados estão em risco no momento. Em seguida, apresente a proposta de mudança que será implementada.

2. Acionar as lideranças

Para vencer potenciais objeções ao processo de mudanças, é fundamental formar alianças e os líderes dos setores (diretores e gestores) são os principais aliados na fase inicial.

A confiança dos colaboradores em suas lideranças diretas ajuda a vencer resistências, detalhar o processo nas reuniões de setores, deixando a equipe confortável para tirar suas dúvidas. 

3. Traçar uma visão da mudança 

Outro detalhe importante para uma gestão eficiente é traçar uma visão da mudança, ou seja, o caminho pelo qual a empresa irá passar para dar um panorama do processo e estabelecer uma perspectiva de futuro.

O objetivo é demonstrar para os colaboradores que as transformações não têm só um propósito.   

4. Mostre a visão para a equipe

É claro que o acesso ao trabalho não fica restrito às lideranças. Mostre a visão do projeto para a equipe, explicando as etapas, os responsáveis por monitorá-las e o resultado esperado.

Mesmo sem uma definição precisa da duração do processo, faça uma estimativa para que os colaboradores não fiquem no escuro. Se possível, detalhe quanto tempo será investido em cada etapa. 

5. Antecipar e remover empecilhos

Durante o planejamento e nas conversas com líderes e equipes surgirão empecilhos potenciais e outros reais, que podem interferir no bom andamento da gestão de mudanças.

Por isso, antecipe-se e, ainda na fase de planejamento, crie planos de ação para remover os obstáculos levantados, formando equipes para cuidar do trabalho. 

Para montar planos de ação precisos, utilize ferramentas de gestão de mudanças, como o método 5W2H para guiar o processo.

6. Destacar os ganhos em curto prazo

O destaque para os ganhos em curto prazo é uma etapa crucial, principalmente no processo de mudanças transformacionais, cujo caminho é mais longo e com muitas etapas e esforço envolvidos. 

Nesses casos, defina objetivos para cada etapa do planejamento, criando uma linha do tempo com os ganhos que conduzirão a grande mudança. Apresente para a equipe como estímulo ao trabalho.

7. Divulgar os resultados e fazer ajustes

Cada etapa cumprida e cada objetivo alcançado deve ser divulgado para toda empresa para garantir a transparência do processo de mudança.

Além disso, o monitoramento permite fazer ajustes nas estratégias utilizadas, simplificando etapas ou incluindo novas para melhorar a qualidade da gestão.

Leia mais >>> Indicadores de qualidade: quais são e como implementá-los?

8. Consolidar a mudança na cultura organizacional

A etapa final é a consolidação da mudança como parte integrante e ativa da cultura organizacional. 

Para que as gestões futuras entendam o porquê a alteração foi feita, inclua o novo processo no ‘Manual de Procedimentos’ da empresa, detalhando a função, atividades, indicadores, responsáveis, etc.  

Registre também o período no qual a visão planejada foi concluída e os fatores que motivaram a alteração realizada, como gestão do conhecimento.

Dicas para organizar a gestão de mudança nas organizações

As mudanças organizacionais exigem bastante empenho das equipes envolvidas. Por isso, fique atento as três dicas abaixo para que o trabalho alcance os resultados:

Planeje as etapas da mudança

O planejamento de uma mudança orienta e dá confiança para equipe executar um projeto, principalmente quando é algo desafiador e pode impactar o crescimento da empresa.

Detalhe no plano as etapas de transição, quais serão as atividades e os responsáveis por executá-las, bem como o objetivo final. Com um passo a passo detalhado, a equipe tem mais chances de ser bem-sucedida. 

Estreite a comunicação com a equipe

Uma dica fundamental quando se trata de gestão de mudanças é ter uma comunicação próxima com a equipe. Sua empresa deve ter canais internos ativos para que os colaboradores possam interagir entre si no dia a dia.

Além disso, as lideranças devem ser acessíveis aos demais membros para receber sugestões, propostas de soluções e esclarecimento de dúvidas sobre as etapas, garantindo a excelência das entregas. 

Treine os gestores para liderança

O principal motivo para a resistência à mudança nas empresas é a falta de confiança na liderança, segundo 41% dos profissionais entrevistados para a edição 2023 do Oak Engage’s Change Report.

Para evitar ou contornar esse cenário na sua empresa, invista em treinamento para os membros nos cargos estratégicos de liderança para que eles aprendam habilidades que inspirem a confiança nos seus liderados, como comprometimento, boa comunicação, motivação, etc. 

Aposte em mudanças estratégicas para sua empresa

Agora que você sabe como funciona a gestão de mudanças, pode planejar e conquistar mudanças relevantes para o crescimento da sua empresa.

O avanço nas boas práticas de ESG, por exemplo, é o foco de 51% dos 694 empresários brasileiros entrevistados para o estudo Panorama 2024, realizado pela Amcham Brasil.

Para conquistar mudanças consistentes nessa área, é essencial conscientizar a equipe e buscar parceiros para auxiliar na conquista de transformações reais em sustentabilidade.

A Esfera Energia é a aliada ideal para sua empresa encontrar a melhor energia disponível no mercado elétrico nacional, encontrando fornecedores que geram eletricidade a partir de fontes limpas e renováveis.

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