22/02/202314 min de leitura
Se o objetivo da sua empresa é reduzir custos e evitar desperdícios, a gestão de estoque é um processo fundamental para melhorar a produtividade da equipe e garantir que os clientes sempre sejam atendidos.
Imagine começar o dia de trabalho e a equipe precisar parar no meio porque falta uma matéria-prima importante. Ou se no momento de separar um pedido, não tiver a quantidade suficiente pronta.
Esses contratempos geram desperdícios graves como tempo de paralisação da produção, insatisfação do cliente e compra de materiais mais caros por causa da urgência da compra.
Quer melhorar esse processo na sua empresa? Continue lendo este artigo e entenda em detalhes todo processo de gestão de estoque.
Boa leitura!
O que é a gestão de estoque?
A gestão de estoque é o conjunto de atividades que auxiliam no controle de estoque (produtos prontos, matéria-prima e materiais para produção) como organização, compra, inventário, quantidade máxima e mínima necessária de itens, entre outros.
Esse trabalho garante que a empresa saiba o valor armazenado em estoque e, assim, controle a produção de forma mais precisa, criando uma margem de segurança.
Além disso, a compra de suprimentos também depende de uma boa gestão de estoque para evitar desperdícios ou a aquisição no momento errado, criando um estoque maior que o necessário.
Cada empresa terá processos específicos para a gestão de estoque. As indústrias alimentícias precisam ser rigorosas para atender as leis que garantem a qualidade do produto.
Isso envolve o armazenamento correto dos materiais e dos produtos prontos para que não passem da validade, por exemplo.
As indústrias de bens de consumo e os varejistas precisam calcular corretamente a quantidade de estoque para que a produção não fique encalhada e, consequentemente, o dinheiro parado.
Leia também: 5 ferramentas de gestão industrial que facilitam o trabalho
Como é feita a gestão de estoque?
A gestão de estoque e armazenagem é feita a partir de quatro passos básicos que podem variar de negócio para negócio, mas que, em geral, envolvem:
- Planejamento do estoque;
- Gestão da demanda;
- Controle dos estoques;
- Avaliação de desempenho.
Planejamento do estoque
O planejamento envolve o levantamento dos principais insumos e materiais que a empresa precisa para fabricar seu(s) produto(s).
A equipe responsável pela gestão de suprimentos faz o levantamento da quantidade utilizada de cada item por mês, por exemplo, para definir o momento certo da compra/reposição.
No planejamento também é feito o levantamento dos melhores fornecedores para atender às solicitações, preços praticados e capacidade de atender a demanda.
Gestão da demanda
Na gestão da demanda, a equipe responsável utiliza os dados do planejamento para programar os períodos de compra e reposição de matéria-prima e materiais para produção.
Essa atividade é importante porque evita que faltem itens essenciais para a produção, além de garantir a compra pelo melhor preço.
Planejando as aquisições com antecedência, a equipe consegue negociar não só o preço como também a forma de pagamento, equilibrando as saídas com as entradas dos recebimentos dos clientes.
Leia também: Dicas para a gestão e controle de compra de insumos.
Controle dos estoques
Outra atividade de gestão importante é o controle dos estoques, em que o time responsável monitora as entradas e saídas de insumos e produtos armazenados.
O objetivo é manter as ferramentas de controle atualizadas para que os responsáveis pela gestão da demanda acompanhem a velocidade com que cada item é utilizado.
Isso é importante especialmente nos períodos de grande produção e saída de mercadorias, onde o ritmo de trabalho se intensifica. Dessa forma, o controle e a reposição precisam estar sincronizados.
Essa organização também ajuda a otimizar a utilização do depósito para que sempre haja espaço de armazenamento.
Avaliação de desempenho
A melhoria contínua de processos também é importante na gestão de estoque. Por isso, é importante avaliar os resultados do planejamento e se as atividades de apoio estão funcionando.
A organização precisa ser clara e objetiva, além de evitar desperdícios com compras desnecessárias, perdas de estoque e mercadorias paradas.
Com dados para validar as operações, a avaliação de desempenho mostra onde a equipe precisa melhorar e também a definir novas ações para contribuir com o avanço dos resultados.
Quais são os métodos de gestão de estoque?
A parte prática da gestão de estoque precisa do apoio de métodos que facilitem o controle e o levantamento das informações necessárias.
Os principais métodos de gestão de estoque utilizados são:
Inventário
O inventário é um método sistematizado de gestão de estoque que serve para organizar e monitorar as entradas e saídas de itens produzidos e armazenados.
Além de controlar o estoque físico, o inventário também faz o controle financeiro, ou seja, o valor associado a cada item, tanto dos materiais que vão ser utilizados na fabricação quanto dos produtos prontos para serem vendidos.
O acompanhamento é importante porque esses investimentos precisam retornar para a empresa em forma de vendas bem sucedidas, clientes satisfeitos e compradores fiéis.
O inventário pode ser feito com o auxílio de uma planilha de dados ou em um programa específico de gestão de estoque.
Curva ABC
A curva ABC é outro método de gestão de estoque que se baseia em três pontos:
- Giro de estoque;
- Faturamento;
- Lucratividade.
Os itens da categoria A são os de maior valor e mais relevantes para a produção. Portanto, embora não tenham um giro alto, são importantes para o faturamento e lucratividade.
Já os itens da categoria B estão em quantidade maior no estoque e, apesar de seu valor não ser alto, é preciso controlar o volume armazenado.
Por fim, na categoria C ficam os itens menos valiosos, mas que não devem ser negligenciados. Geralmente, são mantidos em níveis mínimos para atender eventuais demandas.
A premissa deste método é a de que 80% das consequências são influenciadas por 20% das causas. Dessa forma, o objetivo é levantar quais itens mais impactam os resultados do negócio.
Giro de estoque
O giro de estoque é outro método conhecido cujo objetivo é acompanhar a velocidade com que o estoque é consumido/vendido e os fatores que geram uma saída mais rápida ou mais lenta.
A partir da organização do estoque no inventário são monitoradas as compras, as promoções realizadas, a forma de atendimento, a qualidade da entrega, entre outros pontos.
Dessa forma, o giro de estoque serve como parâmetro de análise do desempenho da gestão de estoque.
PEPS
A sigla PEPS significa ‘primeiro a entrar, primeiro a sair’, ou seja, as mercadorias mais antigas armazenadas são vendidas primeiro para evitar desgaste, danos ou o vencimento das mercadorias.
Esse é o método de gestão de estoque mais utilizado, pois valoriza o estoque equiparando-o ao valor praticado no mercado.
UEPS
Outro método de gestão de estoque conhecido é o UEPS que quer dizer ‘último a entrar, primeiro a sair’. Nesse caso, os produtos recentes no estoque são vendidos primeiro.
Entretanto, não é um método válido para todo tipo de empresa como a indústria de alimentos. E ainda exige cuidado redobrado contra perdas e danos nos produtos.
Outro detalhe importante é que esse método é vedado pela Receita Federal, pois como o valor do estoque é baseado nos produtos novos, os gastos são maiores e o lucro e os impostos são menores.
Essa dinâmica elevaria a inflação, já que as empresas teriam um preço de venda alto para compensar os gastos.
Custo médio
O Custo Médio ou Média Ponderada Móvel é um método de gestão de estoque que atualiza o cálculo do valor do estoque quando uma nova entrada acontece.
Dessa forma, o valor dos produtos antigos é somado aos dos produtos novos e dividido pelo total de mercadorias armazenadas no estoque.
É um método útil para produtos que não passam por grandes variações de preço, mas exige atenção e informações corretas para que o valor não fique acima ou abaixo do real.
O Custo Médio também é um método aprovado pela Receita Federal para o cálculo do Imposto de Renda.
Leia também >>> Saving em compras: o que é e como calcular esse indicador?
Ferramentas para gestão de estoque: qual usar?
Para facilitar a gestão de estoque, é possível recorrer a ferramentas que facilitem a organização dos dados e as informações sobre os itens para executar os cálculos de controle corretamente.
As planilhas de dados são úteis, porém se a operação da empresa é grande, consequentemente, esse formato não é tão fácil de utilizar.
Isso porque os dados são inseridos manualmente, pode haver conflitos de arquivos e é mais difícil de acompanhar quem atualizou a planilha por último.
Por isso, uma ferramenta para gestão de estoque utilizada por médias e grandes empresas é o ERP — Enterprise Resource Planning, em português, Sistema de Gestão Empresarial.
Além do estoque, esse tipo de software integra o fluxo de informações sobre os diferentes setores, facilitando toda gestão industrial.
Uma vantagem do ERP é a possibilidade de adquirir módulos específicos do sistema como o de controle de estoque para automatizar as atividades da área.
Assim, a gestão de estoque ganha mais agilidade e eficiência, facilitando o acompanhamento das atividades por meio de um banco de dados seguro e confiável.
Outra ferramenta para gestão de estoque muito útil é o código de barras que ajuda a identificar o tipo de produto, lote associado, referência, entre outras informações.
O sistema de códigos de barras pode ser integrado ao ERP para facilitar o acompanhamento da entrada e saída de produtos em tempo real. Dessa forma, o trabalho é menos suscetível a falhas.
5 boas práticas de gestão de estoque
Além de utilizar o método e as ferramentas adequadas para a gestão de estoque, também é preciso ter atenção a outras tarefas como:
1. Confira todos os pedidos recebidos
O processo de recebimento é essencial para a gestão de estoque porque assegura que o fornecedor enviou os produtos certos e na quantidade solicitada. Então, ao receber compras e pedidos de reposição, confira todos os pedidos e as notas fiscais.
2. Faça inventários regularmente
A checagem do inventário ajuda a manter os registros atualizados no sistema e evita erros na contagem de estoque. Em operações muito grandes, essa checagem pode ser feita por amostragem.
3. Tenha critérios para a seleção de fornecedores
O sucesso da sua gestão de estoque depende também de fornecedores confiáveis para atender as demandas da empresa. Por isso, estabeleça os critérios para avaliar os parceiros e estreitar relações com os melhores do mercado.
Um detalhe importante é ter pelo menos dois fornecedores por categoria para acionar. Assim, se em determinado momento o primeiro não puder atendê-lo, existe uma segunda empresa confiável para recorrer.
4. Estreite a relação com os melhores parceiros
E já que estamos falando de fornecedores e bons parceiros, estreitar o relacionamento com empresas sérias do mercado, é o melhor tipo de estratégia para a gestão de estoque.
Isso porque se mostrando confiável, sua empresa consegue comprar matéria-prima e materiais por um bom preço e negociar o prazo de pagamento, programando para que bata com os recebimentos do fluxo de caixa.
5. Conheça as necessidades da empresa
Manter um estoque enxuto e organizado é essencial para evitar os desperdícios com a operação. Por isso, conhecer as necessidades da empresa é fundamental para evitar exigências de compra fora da realidade do negócio.
Por exemplo, por melhores que sejam as condições de um fornecedor, se a proposta para compra extrapola muito o que a empresa precisa, a negociação pode não ser vantajosa.
Principalmente, porque negociações baseadas na pressão não contribuem para criar boas relações de negócio. Fique atento!
Qual a importância da gestão de estoque?
Depois de entender o que é gestão de estoque, como é feita, métodos, ferramentas e boas práticas, dá para perceber que esse processo é importante para conhecer a realidade operacional do negócio.
O time responsável pelo abastecimento da empresa adquire uma visão ampla da empresa e, por isso, ajuda a mantê-la ativa, fornecendo os melhores materiais e na hora certa.
Além disso, a gestão de estoque assegura que não haverá altos níveis de estoque armazenado, afinal, isso significa dinheiro parado. Por outro lado, também evita a falta de insumos para produção.
Uma gestão de estoque bem feita ajuda a reduzir custos, investindo na hora certa e conseguindo negociar preços com bons fornecedores.
Reduza outros custos do seu negócio
Além da gestão de estoque, outros gastos essenciais para a operação da empresa também podem ser reduzidos, a partir da busca por novas formas de abastecimento.
O Mercado Livre de Energia é o caminho para as empresas conseguirem atender às suas demandas de energia elétrica, negociando o período e o valor dos contratos com tarifas mais baratas.
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