Gestão de crédito e cobrança: importância e como fazer

A saúde financeira das empresas depende de processos consistentes que assegurem que o dinheiro irá entrar na conta nas datas acordadas com os clientes. Para tanto, é necessário estruturar a gestão de crédito e cobrança.

Assim, a equipe saberá quais critérios analisar para fazer concessões aos clientes, além de identificar quando não é adequado conceder crédito, evitando problemas futuros, como a inadimplência.

E como o combinado não sai caro, ao negociar um pagamento, o cliente pode analisar as condições que a empresa oferece, o que acontecerá em caso de atrasos, como a cobrança é feita e decidir se pode ou não cumprir o acordo proposto. 

Sua empresa tem dificuldades em fazer um gerenciamento de crédito e cobrança de cliente eficiente? Continue a leitura do artigo e entenda no que consiste esse processo e como executá-lo da forma correta.

O que é gestão de cobrança?

A gestão de cobrança é um processo financeiro empresarial que analisa os pagamentos dos clientes, envia lembretes de vencimento, verifica se as quitações estão sendo feitas no prazo combinado, entra em contato quando acontecem atrasos e assegura que não haja recebimentos pendentes, o que prejudica o faturamento da empresa. 

Ao negociar com os clientes e oferecer condições de pagamento alternativas, como parcelamento ou pagamento após um determinado prazo, é fundamental acompanhar cada quitação.

Muitas empresas ainda utilizam o boleto bancário, portanto, devem se planejar para enviar o documento com antecedência para não haver problemas ou atraso no pagamento.

A equipe responsável também precisa estar disponível para atender às demandas dos clientes, enviar novas vias e até renegociar prazos, se houver imprevistos. 

Uma comunicação eficiente da equipe de cobrança é essencial para que todos os clientes com contas em aberto na empresa permaneçam no radar, garantindo uma boa gestão financeira empresarial. 

Como fazer a gestão de crédito e cobrança?

A organização da gestão de crédito e cobrança mantém o capital de giro disponível, permitindo sustentar as operações. Sem contar que é uma forma de mitigar os riscos da inadimplência.

Uma pesquisa da consultoria Informa D&B de 2022 apontou que 18,5% das empresas pagam seus fornecedores no prazo acordado. Em média, são 23,2 dias de atraso, o que pode causar impactos significativos no fluxo de caixa das empresas.

Para evitar os efeitos negativos, tenha os seguintes processos de gestão de crédito e cobrança no seu negócio:

1. Tenha políticas de crédito bem definidas

A política de crédito é essencial para a realização da gestão de crédito e cobrança. Isso porque a equipe sabe o que deve analisar para decidir com segurança a concessão de crédito.

Além disso, a política estabelece quais são as margens de prazo dependendo da confiabilidade do cliente, limite de crédito, formas de pagamentos disponíveis, como é feito o processo de envio da cobrança e o que acontece em caso de atraso.

2. Faça análise de risco dos clientes

Outro processo fundamental para que as tomadas de decisão relacionadas ao crédito sejam efetivas é fazer a análise de riscos de cada cliente.

O histórico financeiro assegura a capacidade de cumprir acordos, assim como indica quando essa concessão de benefícios pode ser arriscada. 

Caso um cliente não tenha um bom resultado na análise de risco de crédito, ofereça formas de pagamento para prevenir a inadimplência, como cartão de crédito, por exemplo.

3. Crie um sistema de cobrança

Sistematizar a gestão de crédito e cobrança também facilita o acompanhamento dos recebimentos de cada cliente nas datas acordadas. Os principais pontos do sistema de cobrança são:

• Envio de alerta de pagamento e atraso (defina quantos dias antes e depois da data acordada o cliente receberá uma mensagem da empresa e por qual canal);
• Prazo para pagamento de boletos em atraso; 
• Taxa de multa e juros diários aplicados;
• Renegociação de pagamento de contas em aberto, entre outros pontos.

Esses detalhes devem ser repassados para os clientes no momento da negociação e especificados no contrato para oficializar os termos da negociação.

Leia também: 8 principais ferramentas de gestão financeira para empresas.

4. Mantenha uma comunicação próxima

Uma comunicação próxima é um atributo essencial para a equipe de gestão de crédito e cobrança. Aplicar os processos corretamente é importante, mas informá-los de forma clara e educada evita problemas no relacionamento.

Tenha canais de contato exclusivos para o setor, como telefone, WhatsApp e e-mail para gerenciar e responder às mensagens com o máximo de agilidade, ajudando os clientes a resolverem eventuais problemas.

5. Ofereça benefícios para pagamentos à vista 

Os pagamentos à vista e os adiantamentos de parcelas podem ser ações recompensadas com benefícios exclusivos, como mais prazo em um próximo pedido ou uma taxa de desconto.

As vantagens podem ser direcionadas para clientes fidelizados, com bom histórico de pagamento ou para aqueles que compram acima de um determinado valor. 

O histórico do cliente com a empresa é fundamental para a equipe definir qual vantagem vai oferecer. Isso porque os benefícios devem ser proporcionais à confiabilidade do cliente. 

Qual a importância de uma boa gestão de pagamentos?

Uma boa gestão de créditos e cobranças vai garantir os pagamentos em dia e mitigar riscos financeiros para a empresa, proporcionando benefícios importantes, como:

• Manter a previsibilidade do fluxo de caixa: sabendo a previsão de entradas e acompanhando os recebimentos de cada uma, sua empresa mantém as despesas em dia e pode realizar investimentos estratégicos para o crescimento do negócio.
• Diminuir o risco financeiro: controlando os pagamentos e cobrando adequadamente os clientes, você reduz as chances de problemas financeiros causados por uma alta taxa de inadimplência.
• Fortalecer o relacionamento com os clientes: acompanhar as cobranças é uma forma de estreitar relações com o cliente, identificando os mais estratégicos para as vendas e escolhendo o tipo de concessão ideal para cada perfil, atendendo ao máximo de empresas.

Melhore a saúde financeira da sua empresa

A gestão de crédito e cobrança eficiente vai contribuir para a saúde financeira da sua empresa. Aliado a outras decisões internas estrategicamente planejadas, o processo pode ajudar seu negócio a economizar bastante, auxiliando-o a escolher soluções vantajosas para cada área.

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