O capital das empresas precisa de organização e as ferramentas de gestão financeira são recursos indispensáveis para acessar dados precisos e tomar decisões mais assertivas sobre o negócio.
Com a transformação digital, lidar com a quantidade e os tipos de informações geradas é um desafio para as organizações independentemente do porte.
O estudo Data Paradox, encomendado pela Dell e divulgado em 2021, entrevistou mais de 4 mil profissionais do mundo todo, incluindo, o Brasil. 66% afirmaram que suas empresas são orientadas por dados, mas apenas 21% priorizam e usam efetivamente os dados para extrair insights.
Quando se trata da parte financeira, o acesso a informações categorizadas e precisas é essencial para guiar as decisões. Afinal, uma grande empresa, um dia foi pequena, e sobreviver aos desafios do mercado para avançar de categoria depende de uma gestão financeira eficiente.
Neste artigo, listamos as principais ferramentas que ajudam a manter um controle financeiro eficaz, tanto para pequenos e médios negócios quanto para grandes empresas.
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Para que servem as ferramentas de gestão financeira?
As ferramentas de gestão financeira servem para acompanhar e identificar necessidades, além de garantir a saúde econômica de um negócio. Entre elas estão fluxo de caixa, orçamento, gerenciamento de custos, DRE, balanço patrimonial, sistema de ERP, entre outras.
Quais são as principais ferramentas de gestão financeira?
As sete principais ferramentas de gestão financeira, divididas de acordo com o porte do negócio, começando pelos processos básicos que todo pequeno e médio negócio deve ter, até as mais comuns a realidade de grandes empresas, são:
Para pequenas e médias empresas
1. Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira básica, mas essencial para controlar a entrada e saída de dinheiro do caixa, independentemente do porte do negócio.
O objetivo é gerenciar os recursos e assegurar que haverá dinheiro suficiente para que a empresa cumpra com suas principais obrigações. A documentação do fluxo de caixa pode ser feita por meio de uma planilha de dados ou em um software financeiro.
Com as informações em ordem, é mais fácil avaliar quanto a empresa gastou e arrecadou ao final de cada mês, além de verificar se existe folga ou não no orçamento e orientar tomadas de decisão para reduzir custos operacionais.
Leia também: O que é fluxo de caixa de uma empresa? Como fazer + dicas.
2. Orçamento
O orçamento é uma ferramenta muito útil para organizar o planejamento anual e o controle financeiro dos custos gerais da empresa. A partir das projeções para cada área, é possível analisar se o gasto real foi dentro das margens esperadas ou não. Os principais tipos de orçamento são:
- Orçamento de vendas: projeção de vendas para um período e valor a receber;
- Orçamento de investimentos: voltado para a aquisição e modernização dos ativos e equipamentos;
- Orçamento de operações: estimativa dos custos de acordo com o volume de produção ou operação da empresa;
- Orçamento de compras: projeção de quantidade e preço de recursos para produção, como matérias-primas;
- Orçamento de custos operacionais: programação dos custos administrativos, operacionais e de pessoal;
- Orçamento de pessoal: gastos com folha de pagamento, encargos sociais e treinamento da equipe;
- Orçamento administrativo: inclui os custos fixos da empresa.
A soma desses orçamentos gera uma projeção total que também é útil para a análise comparativa do desempenho real versus o planejado.
3. Gestão de custos
Os custos são tudo o que possibilita a produção ou operação, como matéria-prima, maquinário, embalagem e pessoal da linha de frente de trabalho, além dos gastos envolvendo a administração, vendas e financiamentos.
A classificação básica inclui custos fixos (valores não variam) e custos variáveis (mudam de acordo com a produção ou sazonalidade da demanda).
A gestão de custos é uma ferramenta que avalia a situação financeira do negócio no curto prazo, ajudando a evitar custos desnecessários e permitindo ainda que se busque alternativas estratégicas para economizar, como novos fornecedores e parceiros. Com os custos organizados, as projeções de longo prazo também são mais precisas.
Leia mais: O que é gestão estratégica de custos? Aprenda como fazer na sua empresa.
4. Sistema de emissão de notas fiscais
Uma ferramenta de gestão financeira que não pode faltar nas empresas desde seu início é um sistema eficaz para emissão, consulta e recebimento de notas fiscais.
A existência do documento garante que as entradas e saídas sejam comprovadas, o que ajuda a rastrear para onde o dinheiro foi. Além disso, assegura que a empresa pague os impostos necessários e, caso seja preciso passar por uma auditoria, o sistema estará acessível e organizado.
Para grandes empresas
5. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um documento contábil, feito anualmente, que mapeia as operações financeiras de uma empresa. O objetivo é obter o resultado líquido por meio de uma listagem que resuma todas as despesas.
Com o documento, a empresa compara entradas x saídas, sabe qual foi o lucro líquido, quanto desse valor custeia os gastos e se o negócio opera com as finanças positivas ou negativas.
A DRE deve ser assinada por um contador habilitado e é obrigatória para todas as empresas, exceto MEIs, como determina a Lei nº 6.404/76 e entregue à Receita Federal.
As empresas de capital aberto, ou seja, listadas na Bolsa de Valores, fazem a demonstração trimestral ou semestral e esses resultados são públicos.
6. Balanço patrimonial
O balanço patrimonial também é uma ferramenta de gestão financeira, especialmente para grandes empresas, cujo patrimônio líquido aumenta ao longo dos anos.
No balanço registram-se todos os ativos e passivos do negócio. Lembrando que os primeiros se referem aos bens da empresa e às fontes de recurso, como capital em caixa e no banco, itens materiais e valores a receber.
Já os passivos são as obrigações, por exemplo, custos operacionais, contas a pagar, despesas com fornecedores, etc.
O relatório mostra o status financeiro da empresa, ajudando a demonstrar a solidez do negócio.
7. ERP
A transformação digital trouxe novas ferramentas de gestão financeira como o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado), um tipo de software que integra todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema.
Dessa forma, várias tarefas são automatizadas e agilizadas como fluxo de caixa, registros de entradas e saídas, gestão de custos e muito mais.
Vários sistemas de ERP oferecem integrações com outros serviços como os de emissão de nota fiscal e também agilizam a criação de documentos como o DRE e o balanço patrimonial.
Assim, o trabalho da equipe financeira fica mais produtivo, e o time consegue aproveitar todos os dados para que as decisões sejam mais qualificadas.
Melhore o controle financeiro com energia elétrica
Você já conhecia essas ferramentas de gestão financeira? Quantas já estão em prática na sua empresa? Esse é o momento ideal para fazer melhorias nos processos e na maneira como os dados são organizados e usados para gerar insights estratégicos.
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Para migrar estrategicamente, é fundamental ter saúde financeira e fazer uma gestão organizada que dê suporte à permanência do negócio.
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