Ferramenta 5W2H: o que é, para que serve e como aplicá-la

Já teve ou tem dificuldades de colocar objetivos em prática na empresa onde trabalha? Você até sabe o que precisa fazer, mas como, quem, quando, quanto vai custar, entre outras definições, impede o trabalho de evoluir? 

A solução para o problema pode estar em uma ferramenta conhecida de gestão chamada de 5W2H. A metodologia é baseada em perguntas que orientam a criação de planos de ação precisos e bem orientados.

Para demonstrar o quão importante é ter objetivos organizados, uma pesquisa do Comitê Brasileiro do Observatório Ibero-americano de Micro, Pequenas e Médias Empresas, divulgada no início de 2023, destacou que 62% das PMEs brasileiras estão focadas em digitalização e sustentabilidade.

Os objetivos estão totalmente alinhados com as tendências de mercado atual, mas você concorda que sem um plano de ação claro e pessoas liderando a implementação das iniciativas, elas não sairão do papel?

Por isso, as ferramentas de gestão, como a 5W2H, são fundamentais para o sucesso das ações porque direcionam o trabalho, além de facilitar o monitoramento dos resultados.

Continue a leitura e entenda o que é a metodologia 5W2H, para que serve, o principal objetivo, como fazer um plano e sua aplicação em um exemplo prático. 

O que é o 5W2H?

O nome da ferramenta 5W2H é formado pelas iniciais das perguntas em inglês, que devem ser respondidas para a montagem de um plano de ação. São elas: What (o quê), Why (por que), Where (onde), When (quando), Who (quem), How (como) e How much (quanto custa).

A metodologia pode ser aplicada em qualquer área do gerenciamento empresarial, desde a gestão de compras até o trabalho operacional, de logística e de distribuição.

Com o 5W2H, os setores organizam e planejam passo a passo as melhorias, definindo cada detalhe sobre a tarefa. Assim, as equipes são mais produtivas e o trabalho é dividido entre os colaboradores, evitando a sobrecarga.

Os gestores ainda conseguem ser mais eficientes no monitoramento das tarefas, uma vez que sabem quem é o responsável por realizar ou liderar uma atividade dentro do departamento.

Leia também >>> Capacidade produtiva: o que é, importância e como aumentá-la.

Para que serve a ferramenta?

O 5W2H serve para definir o que será feito, porque, onde, quando, quem vai fazer, como e quanto vai ser o custo do investimento para realização do trabalho. Ou seja, é um checklist de atividades preventivas ou corretivas com prazo e atribuições específicas para a realização de um projeto ou melhoria. 

A partir de um objetivo, a equipe detalha um plano de ação para alcançá-lo com orientações claras que vão nortear todo processo.

Dessa forma, os líderes e colaboradores trabalham em equipe para desenvolver as propostas, sem perder tempo com análises que não são necessárias no momento. 

Qual o principal objetivo da ferramenta 5W2H? 

O objetivo da ferramenta é auxiliar na melhoria contínua dos processos para que a empresa utilize sempre métodos atualizados para gerir cada área do negócio, identificando as oportunidades, seja para otimizar como uma atividade é feita ou para reduzir custos operacionais, implementando soluções mais eficientes. 

A ferramenta 5W2H pode ser utilizada para criar planos de ação em curto ou longo prazo porque além de estabelecer o que deve ser feito, as etapas são monitoradas para acompanhar o desenvolvimento e atrasos no planejamento.

Dessa forma, a cada melhoria consolidada a empresa evolui na direção de uma gestão da qualidade cada vez mais eficiente, entregando bons resultados aos clientes e consolidando uma cultura organizacional produtiva e colaborativa.

Como fazer um plano de ação usando 5W2H?

Para fazer um plano de ação usando o 5W2H, basta reunir a equipe para responder às perguntas que a ferramenta propõe e registrá-las em uma planilha, por exemplo, que pode ser compartilhada com todos ou em um quadro no Trello.

Cada pesquisa é uma micro análise específica. Logo, para que a discussão seja produtiva, é essencial que a liderança oriente os colaboradores e seja objetiva e clara nas colocações para que toda equipe compreenda a ideia.

O principal é que cada etapa leve a resoluções que realmente vão contribuir para o objetivo a ser alcançado. Então, se necessário, volte e repense as definições realizadas para que, ao final, as etapas caminhem para a mesma direção.

A seguir, detalhamos quais são os principais pontos que guiam a análise em cada uma das sete perguntas da metodologia:

1. O que será realizado? (What)

O primeiro passo é entender qual problema ou melhoria será o alvo do plano de ação. Ou seja, qual questão dentro do departamento precisa ser resolvida. Se houver mais de uma demanda, analise a possibilidade de gerenciar dois planos ao mesmo tempo. 

Caso não seja viável, priorize a tarefa mais importante e urgente no momento, por exemplo, projeto com data marcada, plano para redução de custos operacionais, substituição de uma máquina, entre outras. 

Responda:

• O que será executado?
• Qual é o objetivo?
• Qual o melhor resultado que pode ser obtido nesta situação?

2. Por que será realizado? (Why)

A demanda pode ser trazida pelo gestor ou por um colaborador. Para que a questão seja compreendida e facilite a definição do que será feito, é fundamental explicar por que o problema deve ser abordado.

Após ouvir quem trouxe o tema para discussão, outros colaboradores que tiverem alguma observação sobre o caso, devem ter espaço para agregar mais razões para que uma resolução seja trabalhada. 

A conexão do ‘o quê?’ com o ‘por quê?’ deve fazer sentido e ficar clara para todos. Assim, fica mais fácil analisar se é uma questão prioritária ou não. 

Responda:

• Por que será realizado?
• Qual é a causa raiz desta ação?
• O que vai conseguir de retorno?
• Contribui para a missão da empresa?
• Vale a pena investir?

3. Onde será realizado? (Where)

Geralmente, a ferramenta 5W2H é utilizada para resolver erros ou problemas que estão limitando o desempenho do setor ou atrapalhando o andamento do trabalho.

Então, além de saber ‘o quê’ e  ‘por que’ a questão precisa ser resolvida, é essencial analisar onde, ou seja, em qual parte do processo existe um gargalo, ou desalinhamento, que impede o bom andamento das atividades.

A definição é necessária porque direciona os esforços e garante que as ações de melhoria serão direcionadas para a causa raiz do problema.

Responda:

• Onde será realizado? 

4. Quando será realizado? (When)

O próximo passo do checklist 5W2H, é definir o cronograma, ou seja, até quando a equipe vai trabalhar para concluir a resolução do problema. Para ficar ainda mais claro, coloque a data de início e fim do trabalho.

Dependendo da complexidade do problema, inclua mais etapas de acompanhamento do meio para monitorar os resultados e fazer melhorias, se necessário. 

Um plano de ação sem prazo dificilmente terá prioridade entre as várias tarefas que a equipe precisa realizar. Então, não erre e categorize as atividades conforme o grau de urgência e importância. 

Responda:

• Quando será realizado?
• Quais ações darão o pontapé no trabalho?
• Alguma ação depende de terceiros ou o trabalho será interno?

5. Por quem será realizado? (Who)

Se um plano de ação não funciona sem prazo, sem alguém responsável para acompanhar o trabalho também não. Por isso, defina uma ou mais pessoas da equipe para acompanhar e responder diretamente pelo andamento das tarefas.

A escolha não coloca todo trabalho na mão de uma ou duas pessoas. Pelo contrário, o objetivo é ter um (ou mais) responsável direto pelas etapas para garantir a precisão do trabalho. 

Além disso, o colaborador à frente do plano é quem vai fazer o repasse de como está o andamento das atividades nas datas acordadas.

Responda:

• Quem realizará o acompanhamento?
• Quais colaboradores estarão envolvidos em cada ação?
• Quais pessoas devem estar por dentro do trabalho?

Agora que já passamos pelos 5 Ws, vamos ao 2 Hs que finalizam a criação do plano de ação. 

6. Como será realizado? (How)

O “como” da metodologia 5W2H detalha como o trabalho será dividido conforme o tempo estipulado para sua realização. Por exemplo, para melhorar a gestão financeira, a equipe definiu que vai implementar um software.

Então, serão feitas etapas, como pesquisa de soluções, escolhas de ferramentas para testar, realização dos testes, apresentação de prós e contras de cada opção e escolha final. 

Assim, cada etapa tem uma duração e o processo de escolha evolui naturalmente caminhando para o objetivo final. Porém, vale a pena se antecipar e definir o que fazer caso algum teste atrase ou aconteça algum erro do provedor. 

Responda:

• Como será realizado?
• Como iniciar e acompanhar as ações necessárias?
• O que fazer caso um problema aconteça?

Leia também: 8 principais ferramentas de gestão financeira para empresas.

7. Quanto vai custar? (How much)

Por fim, a última etapa do plano de ação é estabelecer (mesmo que seja um valor aproximado), o quanto será gasto para executar a tarefa. 

No exemplo da implementação de um software de gestão financeira, muitos sistemas oferecem períodos de teste gratuitos, então, não haverá custos. 

Porém, para melhorar a eficiência energética da empresa é necessário contratar uma assessoria para fazer uma análise das possibilidades de economia. Então, esse investimento deve ser registrado no checklist.

Importante: vá além da avaliação financeira e considere o investimento de tempo e esforço da equipe envolvida para dividir as horas de trabalho, evitando sobrecarga ou cobrança excessiva.

Responda:

• Quanto o projeto vai custar financeiramente para a empresa?
• Quais outros investimentos serão necessários, além do financeiro (tempo, esforço, conhecimento, negociação ou motivação pessoal e de equipe)?

Após essa etapa, o trabalho pode começar de fato e todo processo será acompanhado e registrado para garantir que o objetivo final seja alcançado.

5W2H: exemplo prático

Agora que já passamos por cada etapa, vamos a um exemplo prático da ferramenta 5W2h.

Na hora de colocar a metodologias em prática lembre-se:

• O foco é na causa raiz do problema e não nos seus efeitos;
• É importante avaliar como a mudança vai impactar o setor e a empresa, se for o caso, além de estratégias para contornar potenciais erros previstos, caso aconteçam;
• Faça um balanço de custo-benefício e custo-eficiência da produção proposta, considerando os esforços necessários (como) e os custos (how much).

Dessa forma, a equipe trabalha com margens realistas e as chances de sucesso são maiores.

Dicas para elaborar planos de ação e definir prioridades

Colocar planos de ação em prática exige duas habilidades importantes das equipes da empresa: gestão de tempo e priorização de atividades. Para isso, é fundamental organizar as atividades, incluindo as ferramentas, como o 5W2H para otimizar a execução.

Separamos quatro dicas que ajudam a guiar esse processo: 

Estabeleça objetivos com o apoio da equipe

Os gestores de cada área devem incluir os membros da equipe nas discussões e análises de desempenho para levantar pontos de melhorias realmente necessários. Essa prática evita conflitos, que podem prejudicar o empenho dos colaboradores.

Afinal, as pessoas do setor têm experiência na área, portanto, abrir espaço para trocar em relação ao que precisa ser melhorado ou corrigido para obter um desempenho melhor, é a postura mais assertiva. 

Registre os objetivos na planilha 5W2H

Para não perder nenhuma resolução e aplicar os próximos passos da metodologia 5W2H, registre os objetivos levantados em uma planilha ou outra ferramenta, como o Trello, que facilita a continuidade do processo. 

Saiba o que é urgente e importante

Os objetivos urgentes e importantes devem ser prioridades imediatas na resolução por influenciarem no andamento das atividades no setor e, consequentemente, de toda empresa. 

Para facilitar a definição, outra ferramenta útil é a matriz de prioridades, ou matriz de Eisenhower, dividida em quatro quadrantes, conforme e imagem a seguir:

Fonte: Na prática.

Acompanhe a realização das ações planejadas

A última dica para criar planos de ações eficientes é acompanhar a realização de cada etapa das ações planejadas. Assim, você se certifica de que escolheu os caminhos adequados e pode ajustar os planos se for necessário, melhorando a qualidade dos resultados.

Tome decisões estratégicas na sua empresa

Nenhuma decisão de negócio deve ser feita sem uma análise estratégica por trás e, agora, você sabe como usar a ferramenta 5W2H para garantir que todas as prioridades sejam atendidas.

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