Em busca de melhores recursos e resultados, as empresas investem na eficiência operacional para consolidar sua posição no mercado. Afinal, com uma estrutura interna organizada, a entrega dos serviços ou produtos chega com mais qualidade aos clientes.
Nesse caminho, os negócios procuram criar processos mais eficientes, utilizando soluções de menor custo para fazer entregas de alto padrão.
A tarefa é desafiadora, e a busca pela eficiência não termina quando o índice mostra que a empresa alcançou esse status.
Isso porque a manutenção depende da melhoria contínua dos processos, o que permite adaptar o negócio ao momento presente, especialmente durante as flutuações do mercado e da economia.
Por isso, os gestores precisam estar atentos às otimizações em suas respectivas áreas para melhorar a execução do trabalho e implementar soluções que ajudem na redução dos custos de produção ou na prestação dos serviços.
Essa é a meta atual da sua empresa? Então, continue no artigo para entender melhor o conceito de eficiência operacional, a importância para o negócio, como calcular o índice e dicas aplicar na gestão.
Boa leitura!
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional é um conceito relacionado à capacidade das empresas de mensurar e melhorar continuamente seus processos para fornecer produtos e serviços de alta qualidade, pelo menor custo e no menor tempo possível aos clientes.
Ou seja, o objetivo é utilizar os recursos estrategicamente para atingir as metas de crescimento com pouco ou nenhum desperdício em relação a pessoas, esforços ou capital.
Dessa forma, as empresas saem de uma posição estática e do pensamento “estou em alto nível, não preciso mudar” para o foco na evolução dos indicadores de desempenho que sinalizam pontos de melhoria.
Além disso, a busca pela eficiência operacional ajuda a encontrar oportunidades de aproveitar mais os recursos disponíveis, diminuindo os custos com novas compras.
Essa mudança na condução da gestão acontece de forma estruturada e representa um compromisso constante e de longo prazo com a melhoria organizacional.
Leia também >>> Planejamento operacional: o que é e como fazer na empresa?
Qual a importância da eficiência operacional?
O esforço empregado para obter mais eficiência operacional é importante porque dá uma visão ampla do desempenho atual da empresa, além de apontar novos caminhos para conquistar objetivos maiores.
Atualmente, todo negócio, independentemente do nicho de mercado, enfrenta uma competição forte e, por isso, precisa criar uma operação que aplique os recursos de forma estratégica para maximizar o retorno do investimento.
Outro ponto que reforça a importância da eficiência operacional é tomar decisões assertivas, priorizando investimentos que aumentam a produtividade e a organização interna.
A tecnologia, por exemplo, é uma grande aliada na transformação digital das empresas, pois auxilia em análises complexas que orientam as mudanças nos processos de trabalho.
Segundo dados da consultoria Mckinsey, coletados em 2023, um terço dos entrevistados em pesquisas globais relatou que as suas organizações utilizam a inteligência artificial generativa (gen AI) regularmente em pelo menos uma função empresarial.
40% afirmaram que os avanços proporcionados pela gen AI estimulam o aumento do investimento geral em soluções de inteligência artificial. Além disso, a projeção é que a indústria de robótica industrial cresça mais de 10% anualmente até 2030.
O resultado da otimização dos processos pode ser acompanhado por meio dos indicadores financeiros, como receita e margem de lucro, já que a operação foca em fazer mais com menos recursos.
Leia também >>> Inteligência artificial na indústria: 5 exemplos + benefícios.
Como calcular a eficiência operacional?
O cálculo do índice de eficiência operacional envolve duas variáveis: despesas totais (entradas) e receitas (saídas) obtidas no período analisado.
Antes de calcular o resultado, a equipe precisa levantar todas as despesas da operação, como gastos de produção, mão de obra, matéria-prima, serviços gerais, entre outros. O total corresponde às entradas na fórmula.
Depois, faça a soma das receitas obtidas no período com as vendas de produtos ou a prestação de serviços, que representam as saídas no cálculo.
Com os dados reunidos, a fórmula básica para calcular o índice de eficiência operacional é a seguinte:
- Índice de eficiência operacional = Despesas (saídas) ÷ Receitas (entradas)
O resultado pode ser multiplicado por 100 para obter o valor em porcentagem.
O panorama que indica eficiência operacional é quando a empresa investe nas entradas e obtém retornos mais altos com a comercialização da produção ou dos serviços.
Exemplo aplicado
Uma empresa investiu R$ 15 mil (entradas) para realizar campanhas de marketing visando fechar mais pedidos. O investimento desse montante gerou uma receita de R$ 30 mil (saída). Então, o índice de eficiência operacional é:
Índice de eficiência operacional = R$ 30.000 ÷ R$ 15.000
Índice de eficiência = 2
Ou seja, a empresa obteve o dobro do investimento realizado de retorno, o que significa que a eficiência operacional foi positiva na execução dessa tarefa.
Leia também >>> O que são custos operacionais + como reduzir em 5 passos.
11 dicas para melhorar eficiência operacional
Agora que você já sabe o conceito e a importância de buscar a eficiência operacional, reunimos dicas para melhorar o desempenho dos processos na sua empresa e evoluir nos resultados alcançados. Confira!
1. Conheça os processos da empresa
O ponto de partida para alcançar a eficiência operacional é o conhecimento profundo dos processos da empresa. Cada área deve ter suas atividades mapeadas e os processos de execução detalhados.
Dessa forma, as equipes identificam gargalos e oportunidades de melhorias que podem ser corrigidos e implementados para otimizar o desempenho dos colaboradores e dos resultados.
2. Digitalize e automatize tarefas
A digitalização das operações é uma forma de melhorar a eficiência da empresa, pois auxilia na integração dos dados, permitindo fazer análises mais complexas e precisas em cada setor.
As soluções de automação complementam o processo, agilizando a execução das tarefas e aumentando a produtividade da equipe que conclui mais atividades em menos tempo.
Essas soluções criam um padrão de trabalho consistente para os processos internos que podem evoluir mais conforme novas ferramentas forem implementadas.
3. Promova treinamentos para a equipe
Quanto mais capacitadas as equipes estiverem para realizar suas funções, maior é a chance de manter o alto nível de eficiência operacional.
A promoção de ciclos de treinamento em cada área do negócio reforça o padrão de qualidade desejado, além de ser um momento de troca valiosa entre os profissionais.
Outro benefício é a melhora da conexão entre os membros da equipe, que aprimoram suas habilidades em grupo ao aprender a utilizar novos métodos, ferramentas e sistemas para otimizar a operação.
4. Propague a melhoria contínua como um valor
A melhoria contínua dos processos é um valor que precisa ser comunicado a todos os times. Assim, a empresa estabelece uma cultura baseada na busca por melhores resultados e na utilização eficiente de todos os recursos.
Além disso, com o conceito disseminado, os colaboradores podem se sentir mais abertos para apontar problemas e sugerir melhorias baseadas em experiências de trabalho anteriores, por exemplo, ou inspiradas pelos próprios treinamentos.
Dessa forma, a empresa cria uma operação eficiente e enxuta, eliminando os principais desperdícios que afetam o resultado do trabalho.
5. Invista em mudanças na gestão de estoque
A gestão de estoque é fundamental para a eficiência operacional, pois os processos de compra e armazenamento precisam estar bem-alinhados para que o ciclo de abastecimento flua naturalmente.
Assim, a empresa evita desperdícios na compra, realizando pedidos nos momentos certos. Com esse cuidado, a equipe ainda evita um problema crucial: os altos custos do armazenamento excessivo.
O investimento em um software de gestão de estoque é uma solução estratégica para facilitar o trabalho da equipe e o levantamento de melhorias para otimizar o uso das matérias-primas.
6. Faça análise de dados periodicamente
Os processos automatizados geram dados que servem para analisar o desempenho dos procedimentos, identificar padrões e tendências, e verificar a necessidade de correções e melhorias.
Então, se a sua empresa investe em softwares, extraia relatórios mensalmente, por exemplo, por meio do sistema, para monitorar os avanços nos resultados a cada virada de ciclo.
Essas informações orientam as tomadas de decisão relacionadas à distribuição de recursos, previsão de demanda, redução de custos, entre outras resoluções.
7. Incentive a comunicação nas equipes
O trabalho em equipe é fundamental para a eficiência operacional, pois as trocas entre os colaboradores são valiosas para o progresso do trabalho.
Por isso, incentive a comunicação nas equipes, seja por meio de ferramentas internas, como chats, ou fazendo reuniões rápidas de alinhamento no começo do expediente para repassar as atividades do dia.
Os colaboradores podem opinar ou levantar alguma questão relacionada às tarefas para todo grupo e, assim, a solução é definida mais rápido.
8. Reduza o desperdício na empresa
Os desperdícios dificultam a criação de uma operação enxuta. A metodologia Lean Manufacturing define sete tipos de desperdícios que devem ser evitados nas operações:
- superprodução;
- tempo de espera alto;
- transporte excessivo de recursos;
- processamento excessivo;
- inventário excessivo;
- movimentação desnecessária;
- defeitos.
Identificar e eliminar tudo que não agrega valor às atividades realizadas é fundamental para reduzir os custos que esses problemas geram para a empresa.
Os gestores podem ser os responsáveis por analisar e propor formas de reduzir as ocorrências junto de suas equipes.
9. Avalie o relacionamento com os fornecedores
A rede de fornecedores da empresa auxilia na eficiência operacional, pois os recursos e ferramentas externas precisam estar disponíveis para a equipe trabalhar. Portanto, esse investimento deve gerar um retorno positivo.
Para checar se isso realmente acontece, o time de gestão de compras deve analisar se os fornecedores atuais atendem as demandas da empresa, cumprindo prazos de entrega, negociando preços vantajosos e dando o suporte necessário.
Assim, os parceiros que geram problemas frequentes na prestação de serviço e em relação à qualidade podem ser substituídos por outros mais confiáveis.
Leia também >>> Gestão de fornecedores: entenda a importância e como fazer.
10. Mantenha um bom controle de qualidade
Um controle de qualidade rigoroso dos processos auxilia na criação de padrões de trabalho mais eficientes e bem executados. Esse monitoramento deve existir em todas as etapas da cadeia de produção.
O cuidado garante que o time responsável pelo passo seguinte da produção receba os produtos da forma correta, seguindo todas as especificações. Para acompanhar o cumprimento dos processos de qualidade, a empresa pode monitorar dois indicadores:
- OEE (Overall Equipment Efficiency, ou eficiência global do equipamento): mede a eficiência dos equipamentos baseado em sua disponibilidade, produtividade e qualidade. Esses critérios indicam se a máquina opera na sua capacidade máxima e nas condições desejadas.
- OLE (Overall Labour Efficiency, ou eficiência geral do trabalho): avalia o desempenho dos colaboradores em relação à disponibilidade, desempenho e qualidade do trabalho. Assim, a empresa pode definir se precisa reformular a equipe ou contratar novos profissionais.
Esses e outros indicadores ajudam a minimizar retrabalhos durante o processo de produção, além de devoluções do cliente devido a defeitos nos pedidos.
11. Peça a opinião dos clientes
A opinião dos clientes é um dado valioso para identificar acertos, erros e oportunidades de melhoria.
Implemente pesquisas no final do processo de compra para incentivar os clientes a avaliarem os pontos-chave do atendimento, a qualidade das entregas e darem sugestões para otimizar os processos.
Essa postura demonstra preocupação em garantir não só a eficiência operacional, mas também a satisfação dos clientes.
Seja estratégico na redução de custos da sua empresa
A eficiência operacional depende da integração dos setores, pois o trabalho em equipe favorece a conquista dos objetivos de redução de custos, sem perder qualidade nas entregas.
Por isso, é essencial que os gestores se unam para compartilhar decisões estratégicas e os resultados alcançados em suas áreas.
O contato próximo ainda colabora para a escolha de soluções que beneficiem todas as etapas da operação, como a definição da forma de abastecimento energético ideal.
As empresas e indústrias têm a oportunidade de negociar em um ambiente exclusivo, o Mercado Livre de Energia. Nesse mercado, os fornecedores oferecem energia elétrica de várias fontes, inclusive, as limpas e renováveis.
Além de reduzir custos, sua empresa escolhe a melhor energia para abastecer as operações. A Esfera Energia tem o ‘Esfera Simplifica’, uma solução sem burocracia que auxilia no processo de migração e nas negociações de compra.
Entre em contato e saiba como sua empresa pode economizar até 35% de energia!