Diagrama de Ishikawa: o que é, para que serve e como fazer?

Um tipo de demanda recorrente nas empresas é a resolução de problemas. Porém, identificar a causa das questões nem sempre é tão fácil. Para auxiliar na busca pela causa raiz, existe uma ferramenta chamada diagrama de Ishikawa.

O nome é complicado, mas o método em si é simples e fácil de aplicar, orientando de forma precisa à análise.

Neste artigo, explicamos o que é e para que serve o diagrama, além de detalhar os 6Ms que compõem a estrutura, como colocá-lo em prática, exemplos e os benefícios da ferramenta nas tomadas de decisão estratégicas. 

Continue a leitura e saiba mais!

O que é diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe?

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta utilizada na análise de processos para auxiliar a investigação da causa raiz de um problema, ou consequência prejudicial ao andamento do trabalho, orientando a criação de planos de ação para corrigir a falha e melhorar os resultados. 

A ferramenta também é conhecida como diagrama espinha de peixe, devido ao seu desenho que lembra a estrutura do animal, totalmente conectada, e diagrama de causa e efeito.

O criador do diagrama é o japonês Kaoru Ishikawa, uma referência na área da Qualidade, que idealizou a ferramenta em 1943 para auxiliar equipes nas discussões de problemas na produção industrial. 

Observando a imagem abaixo que ilustra a organização do diagrama, é fácil compreender que um problema está conectado às suas causas, que podem vir de uma das categorias analisadas ou ser influenciado por todas.

Fonte: Piperun.

Nas reuniões de análise, quando várias pessoas da equipe apontam a mesma ocorrência de uma categoria como causa, o fato chama a atenção para aquela ineficiência, e sua correção torna-se prioridade.

Isso não quer dizer que os outros fatores fiquem esquecidos. O plano de ação montado após a conclusão inclui todos os pontos levantados, como eles serão melhorados e os responsáveis por executar cada mudança.

Dessa forma, toda equipe participa do ciclo de atividade, desde a aplicação do diagrama de Ishikawa até a execução das melhorias necessárias.

Aprenda como montar um plano de ação com as dicas do artigo >>> Ferramenta 5W2H: para que serve e como usar [com exemplo]. 

Para que serve o diagrama de Ishikawa?

O diagrama criado por Ishikawa é uma ferramenta muito versátil e serve de guia para análises quando surgem problemas na cadeia de produção e/ou na área administrativa das empresas. Alguns dos objetivos para os quais a ferramenta serve são:

• Apontar a(s) causa(s) raiz(es) de um problema;
• Facilitar a análise dos fatores que geram o efeito observado (subcausas);
• Promover o trabalho colaborativo e produtivo, orientadas o processo de análise;
• Manter o desempenho dos processos internos em alto nível;
• Levantar oportunidades de melhoria contínua na gestão industrial.

Com o apoio da ferramenta, os times da área operacional, como produção, compras, estoque e vendas, e as equipes dos setores administrativos, atendimento ao cliente, logística, RH, TI, financeiro e outros, conseguem resolver problemas em menos tempo.

Assim, a produtividade nos setores aumenta, uma vez que o método elimina problemas com agilidade, implementando soluções eficazes para evitar novos gargalos de produção.

Quais são os 6Ms do diagrama de Ishikawa? 

Os 6Ms do diagrama de Ishikawa são: método, meio ambiente, medida, máquina, material e mão de obra. Cada item representa uma categoria relacionada à causa do problema/efeito analisado. Todos os Ms podem influenciar o processo, assim como apenas parte deles. 

Conforme a análise passa por cada categoria, é possível descartar aquelas que não interferem na questão-alvo. Entenda o que é avaliado em cada uma.

1. Método

O método é a categoria que diz respeito aos meios que a empresa utiliza para executar as atividades em cada setor. Por exemplo, um software que registra dados financeiros, o sistema de automação da logística, as ferramentas de análise de desempenho, entre outros.

Quando os métodos de organização e gerenciamento não funcionam como deveriam, não são utilizados corretamente ou são muito complexos para a necessidade do negócio, podem surgir problemas na realização das tarefas. 

Por isso, é essencial que os métodos escolhidos sejam avaliados criteriosamente antes da implementação geral para evitar problemas.

2. Meio ambiente

O meio ambiente é outro ponto de análise do diagrama no qual são analisadas as influências internas e externas que podem interferir no andamento da cadeia de produção.

Por exemplo: as condições ruins das estradas podem atrasar a logística de distribuição dos produtos e aumentar gastos com manutenção da frota. A incidência de chuva em um período do ano, que sempre causa alagamento na região da empresa, é outro fator. 

Além disso, a falta de organização da área produtiva, como espaço pequeno com muitas pessoas circularem, barulho excessivo de máquinas são outras questões que também impactam a qualidade do trabalho.

3. Medida

O terceiro M do diagrama é a medida. Esta categoria está relacionada aos referenciais escolhidos para mensurar, monitorar e controlar processos, gerando dados para embasar as avaliações dos resultados e o desempenho dos setores.

Então, ações como calcular indicadores de produção da forma errada ou utilizar equipamentos de medição e peças defeituosas podem trazer muitos prejuízos, como perda de tempo, produtividade, atraso na entrega dos pedidos, etc. 

Assim, é fundamental que cada equipe receba o treinamento adequado para executar o cálculo e registrar as medidas sem erros, assim como ter profissionais capacitados no manuseio dos equipamentos.

Leia também >>> Indicadores de produção industrial: 7 métricas indispensáveis.

4. Máquina

As máquinas operadas pelas equipes no andamento das etapas de produção, no controle de estoque ou no despacho de produtos para entrega, devem passar por manutenções periódicas, prevenindo problemas, como interrupção no trabalho, atrasos, gastos excessivos e outros.

Um detalhe significativo desse tipo de problema é que os prejuízos vão acontecendo em cadeia. Se a produção para porque uma máquina quebrou, a meta do dia não é batida, os funcionários perdem tempo, o estoque não recebe os itens e o cliente não tem seu pedido no prazo.

Por isso, as empresas devem estar atentas a sua capacidade de operação, mantendo todo maquinário em boas condições e operando da forma certa para evitar problemas.

5. Material

Os materiais ou matérias-primas utilizados na produção também podem causar  problemas nas empresas. Alguns exemplos são: itens comprados fora das especificações, quantidade insuficiente para produção e má qualidade dos materiais.

A equipe de gestão de compras precisa ser criteriosa na hora de selecionar fornecedores para criar uma rede de parceiros confiáveis, evitando prejuízo à qualidade do produto ou serviço final.

Outra medida que evita prejuízo é fazer uma lista de fornecedores dos quais não comprar novamente e o motivo, repassando aos membros da equipe para que possam consultar no momento de fechar uma compra.  

Leia também >>> Seleção de fornecedores: como fazer + critérios essenciais.

6. Mão de obra

O último M do diagrama de Ishikawa é a mão de obra. Os profissionais da equipe sabem executar corretamente o trabalho? Utilizam práticas imprudentes? Aceleram o processo para terminar o trabalho mais rápido? Não estão treinados adequadamente?

As perguntas acima podem indicar que a causa do problema é a falta de qualificação da equipe. Porém, também podem existir subcausas, como pressão do gerente por resultados, falta de treinamento para atualização dos colaboradores, entre outros pontos.

Ao analisar a responsabilidade da mão de obra em um problema, a empresa deve ser justa, levantando as falhas e incluindo todos os envolvidos no processo de correção.

Como fazer um diagrama de Ishikawa?

Agora que você conhece a estrutura do diagrama, é fundamental saber também como conduzir o processo de análise para montá-lo corretamente e guiar a equipe no processo. O trabalho é dividido em quatro etapas: 

Definição do problema

O ponto de partida para fazer o diagrama de Ishikawa é saber qual problema vai ser analisado. Lembre-se de que a ferramenta guia a busca pela causa-raiz, então, defina um problema específico para analisar.

Tenha atenção, pois analisar vários problemas de uma vez para “otimizar” o tempo da equipe, pode gerar muita confusão, prejudicando a qualidade do trabalho. 

O setor tem vários problemas? Monte uma lista por ordem de prioridade. Assim, você começa por aquele que está causando mais impactos negativos e, depois, resolve os demais. 

Organização dos dados para análise

O próximo passo é reunir os dados sobre o problema para orientar a análise de cada um dos 6Ms que compõem a estrutura do diagrama.

Defina um responsável para anotar as causas de cada categoria, conforme o indicado nos relatórios e planilhas com as informações referentes ao processo.

Depois, os tópicos levantados podem ser dispostos na estrutura do diagrama, facilitando a visualização.

Inclusão de todo time no processo

Um fator importante para a qualidade da análise com o diagrama de Ishikawa, é a participação do time que está envolvido diretamente no problema analisado. 

A partir do problema, o mediador da reunião deve estimular que todos opinem sobre as possíveis causas nas categorias analisadas. 

Essa conduta é importante, pois se todos apontarem para uma mesma causa relacionada a um método utilizado, é um sinal claro de que este processo deve ser melhorado. A conversa também é importante para eliminar as categorias que não influenciam o problema.

Aprofundamento da análise das causas

Após levantar quais categorias interferem no problema e listar as causas e subcausas relacionadas, aprofunde a análise de cada item, ordenando as informações pelo que causa mais impacto para o que gera menos

Assim, a equipe sabe por onde começar a corrigir o problema, montando um plano de ação detalhado, com prazo e os responsáveis pela execução. 

Exemplo de diagrama de Ishikawa

Para exemplificar o processo de montagem do diagrama, vamos pegar um problema recorrente e atual em muitas empresas: o alto gasto com energia elétrica. 

No primeiro semestre de 2023, segundo dados da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), o consumo de energia elétrica das grandes indústrias e empresas do país aumentou 5,2%. 

O maior consumo leva ao aumento do custo, elevando significativamente os gastos de produção de um produto ou de prestação de um serviço. Partindo desse problema, a empresa pode listar os fatores associados à elevação do valor pago pelo insumo:

• Método

– Compra de energia via Mercado Cativo, no qual o valor da energia é tarifado pelo governo;

– Altas taxas da companhia distribuidora para a indústria; 

• Meio ambiente

– Longos períodos de estiagem, levando ao acionamento de métodos de geração de energia mais caras pelo governo para atender a demanda de consumo do país.

• Máquina

– Muitos equipamentos e maquinários com alto consumo de energia.

– Excesso de itens elétricos ligados sem uso ou utilidade.

• Mão de obra

– Falta de conhecimento sobre os modos de economia das máquinas.

– Uso de métodos de trabalho demorados e mais custosos.

– Ausência de orientações para otimização de energia.

Com o diagrama montado, a imagem do problema e de suas causas ganha uma representação visual. A partir dela, o próximo passo é discutir como melhorar cada um dos pontos, em especial o que impacta mais a conta mensal.

No caso da energia elétrica, o principal ponto que impacta o gasto com este insumo nas indústrias e empresas é o método de aquisição. A troca do Mercado Cativo pelo Mercado Livre de Energia é a principal medida, podendo reduzir os gastos em até 35%. 

Diretrizes internas educativas para evitar desperdícios e ajustes na estrutura operacional, com equipamentos e processos mais eficientes, também são medidas complementares relevantes.

Quais os benefícios do diagrama de causa e efeito nas tomadas de decisão?

Os principais benefícios do diagrama de causa e efeito criado por Ishikawa são:

• Amplia a visualização dos problemas, seus efeitos e causas;
• Ajuda a levantar as potenciais causas de forma rápida e precisa;
• Auxilia na melhoria contínua dos processos;
• Melhora o envolvimento da equipe com a qualidade do trabalho;
• Facilita a organização dos grupos de discussão, dividindo a análise em etapas.

Leia também >>> Ciclo PDCA: o que é, etapas e como utilizá-lo na empresa.

Gostou de aprender sobre o diagrama de Ishikawa? A ferramenta pode ajudá-lo a resolver diversos problemas na sua empresa, inclusive, aqueles que impactam os custos mensais.

Baixe gratuitamente o e-book ‘Como reduzir custos na indústria’ e aprenda mais sobre os tipos de custos, como mapear as despesas e dicas de economia.