05/10/20237 min de leitura
Você passa aperto na hora de organizar as contas a pagar da sua empresa? Melhorar os processos de acompanhamento e ter um controle mais efetivo é essencial para garantir a saúde financeira.
Um levantamento do Sebrae, divulgado em 2022, demonstrou que a falta de planejamento é um vilão da mortalidade das empresas do país.
59% dos empreendedores entrevistados afirmaram que tiveram gestão até o sexto mês. Já 37% seguiram um planejamento entre seis meses e dois anos. Apenas 11% dos participantes seguiram um gerenciamento acima de dois anos.
Os recursos insuficientes para iniciar as operações e, consequentemente, para investir em maquinários, insumos e tecnologias para gerir e manter as atividades interferem no desempenho.
Por isso, um planejamento financeiro adequado é uma necessidade que precisa ser atendida. Caso o seu negócio precise de mais atenção nesse aspecto, contratar um profissional ou consultoria especializada ajuda a melhorar os processos.
Neste artigo, reunimos algumas dicas de organização de contas a pagar que auxiliam na otimização dos processos e na melhora da gestão financeira do seu negócio.
Continue a leitura e saiba mais!
7 boas práticas de organização de contas a pagar
Um dos passos essenciais de uma boa gestão financeira é organizar contas a pagar, ou seja, tudo que a empresa gasta. Registrando esses dados, fica mais fácil acompanhar as variações mensais e identificar se as saídas estão superando as entradas de dinheiro.
Confira algumas boas práticas para fazer o controle das contas a pagar:
1. Separar as despesas fixas e variáveis
Um passo importante para organizar as contas a pagar é a separação das despesas fixas e variáveis.
Os gastos recorrentes, ou seja, que se repetem todos os meses, são os que mantêm as operações ativas, como aluguel, luz, fornecedores, água, serviços profissionais (ex: contador), entre outros.
Já as despesas variáveis são gastos eventuais durante o mês, mas que podem pesar no orçamento se não forem bem controlados. Por isso, separá-los facilita a visualização do volume de gastos e ajuda a analisar cada um e, eventualmente, cortá-los.
2. Organizar as contas por data de vencimento
Outra boa prática é organizar as contas a pagar pela data de vencimento. Dessa forma, a equipe financeira executa ou programa os pagamentos no dia certo, evitando atraso.
Dependendo do tipo de conta, o pagamento fora do prazo pode gerar uma multa salgada, desequilibrando o orçamento mensal. Sem contar que pode prejudicar a confiança dos fornecedores na sua empresa, dificultando futuras negociações.
Leia também >>> Como fazer o planejamento anual da empresa: 5 passos.
3. Manter o fluxo de caixa atualizado
A organização de contas a pagar e receber só é bem feita com um bom controle do fluxo de caixa, que registra todas as entradas e saídas do caixa da empresa.
A partir desses dados, a análise do desempenho financeiro é realizada com mais precisão, ajudando a identificar em quais processos é possível enxugar custos, além de gastos variáveis supérfluos.
4. Negociar prazos de pagamento
No processo de organizar as contas a pagar, a negociação dos prazos de pagamentos é um ponto fundamental para garantir o abastecimento periódico dos principais insumos para a operação da empresa.
Com uma boa gestão de fornecedores, dá para negociar as compras programando a frequência de compra, os prazos e a forma de pagamento.
Essa é uma estratégia simples para conciliar os pagamentos com as datas de entrada, garantindo que sempre haja dinheiro em caixa.
5. Identificar as contas que são prioridade
As contas prioritárias de uma empresa incluem, principalmente, as contas fixas que mantêm as operações. Além dessas, outras contas podem fazer parte de grupo, conforme as necessidades da empresa.
Analisando essas informações na hora de cortar despesas, as tomadas de decisão são mais embasadas, ajudando a otimizar o orçamento com mais precisão e eliminando o máximo de gastos desnecessários.
6. Fazer um orçamento anual
O orçamento anual é um planejamento que define o montante a ser gasto no ano. A projeção fica mais precisa ano após ano, à medida que se cria um histórico de dados das operações.
Assim, todo início de ano é possível fazer um balanço das despesas dos 12 meses anteriores e organizar contas a pagar do novo ano, dividindo o orçamento disponível e planejando as expansões para melhorar o desempenho da empresa.
Leia também >>> Orçamento anual da empresa: qual a importância? Como fazer?
7. Digitalizar os processos financeiros
As planilhas de dados são boas aliadas para organizar as contas a pagar. Porém, com a transformação digital nos negócios, as novas tecnologias chegaram para facilitar processos, inclusive, os de gestão financeira.
A implementação de tecnologias para otimizar a organização e o controle financeiro, como os softwares gerenciais, é um investimento certeiro que facilita a elaboração de relatórios mensais e anuais e a análise da evolução das contas.
Leia mais: 8 principais ferramentas de gestão financeira para empresas.
Dicas de software para organizar contas a pagar
Implementar um programa para organizar as contas a pagar ajuda a otimizar os processos de gestão financeira. Para auxiliar na pesquisa de possibilidades de soluções, reunimos três dicas de softwares que auxiliam na organização das contas:
Conta Azul
O Conta Azul é um software conhecido do mercado que automatiza todos os processos financeiros, ajudando a ter mais controle, tempo e previsibilidade das despesas para os negócios tomarem as melhores decisões.
São quatro opções de plano mensal, cada um com funções diferentes, conforme as necessidades financeiras e porte da empresa.
Controlle
O Controlle é outra opção de software que profissionaliza o gerenciamento de contas a pagar, controlando o fluxo de caixa, notas fiscais, relatórios, propostas comerciais, metas financeiras e mais.
São duas opções de plano: um básico, para empresas que estão começando, e um profissional, com recursos avançados.
Gestão Click
A Gestão Click é um software ERP que auxilia tanto no controle financeiro quanto na gestão de contratos, emissão de boletos, controle de estoque, entre outras atividades.
Para adotar o sistema, existem quatro opções de software disponíveis que atendem as necessidades financeiras de diferentes perfis de empresas.
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