Checklist de auditoria interna: como fazer + modelo

Para manter o nível de qualidade dos processos operacionais, é fundamental fazer uma avaliação periódica e sistematizada das áreas da empresa. A ferramenta que auxilia na execução e organização desse trabalho é o checklist de auditoria interna.

A auditoria é um processo que pode ser feito em todas as áreas ou apenas em um setor, conforme a necessidade de melhorias, adequações ou correções de erros ocorridos.

Dependendo do tamanho, da complexidade e do motivo da análise, uma empresa terceirizada e especializada no serviço pode ser contratada. 

Porém, os próprios setores podem organizar uma auditoria financeira interna nos casos em que o objetivo é apenas conferir se os procedimentos estão sendo cumpridos.

Continue a leitura e entenda o que é o checklist de auditoria interna, as etapas para realizar o processo e a estrutura de um modelo do documento.

Boa leitura!

O que é checklist auditoria interna?

O checklist de auditoria interna é uma ferramenta de gestão da qualidade utilizada para orientar a avaliação de uma área ou de toda empresa. A lista inclui perguntas sobre o cumprimento dos processos internos, normas obrigatórias e legislações que garantem o bom andamento do trabalho.

A auditoria interna pode ser realizada como parte da rotina dos setores, orientada pelo gestor que divide a equipe para a checagem dos pontos exigidos no checklist.

Por exemplo, a administração de um hotel ou resort pode implementar auditorias internas periódicas para verificar se a equipe envolvida na recepção e acomodação dos hóspedes executa o padrão de atendimento conforme o planejado.

Para isso, o time pode realizar uma simulação com um membro acompanhando o atendimento e outro registrando no checklist. Assim, o gestor identifica os processos consolidados, os que precisam melhorar e treinamentos de reforço necessários.

Os checklists das auditorias podem ser arquivados para registrar a evolução da empresa na gestão da qualidade, mostrando quando uma melhoria foi identificada e o nível de conformidade com as questões obrigatórias do seu setor.

Leia também >>> Indicadores de qualidade: quais são e como implementá-los?

Como fazer uma auditoria interna?

O checklist é o documento de apoio, mas é importante também saber como fazer uma auditoria interna. Detalhamos a seguir as etapas do processo. Confira!

1. Conheça a fundo o setor auditado

Para que o checklist da auditoria interna tenha todos os pontos necessários, é fundamental conhecer a fundo o setor. Por isso, é o gestor quem geralmente assume a frente do processo.

Assim, é ele quem lista todas as obrigações, normas e processos que devem ser avaliados. A equipe pode auxiliar, revisando o documento e sugerindo novos pontos de avaliação.

2. Monte um checklist para cada processo

A divisão do checklist evita que o documento seja um aglomerado de itens desconexos. Então, na hora de montar a lista, siga uma ordem e crie sublistas em cada processo.

Dessa forma, o documento fica organizado visualmente e funciona como um roteiro, guiando a equipe na checagem e anotações sobre cada ponto. 

3. Tenha o manual de procedimento como base

Outro passo importante para montar um checklist de auditoria interna eficiente é usar o manual de procedimentos da empresa como referência. O documento detalha todos os processos de cada área da empresa.

Então, consulte o manual para montar um checklist novo ou editar o existente, identificando itens que não foram analisados e assinalando as atualizações no manual pós-auditoria.

4. Avalie o histórico de resultados

À medida que as auditorias internas são realizadas, as empresas criam um histórico de dados valioso que serve para analisar a evolução dos processos ao longo do tempo.

O objetivo é usar referências confiáveis para verificar como o setor mudou de um ano para outro, se os novos processos se consolidaram, se ainda existe algum gargalo, entre outros.

5. Salve a versão do checklist atualizado

Com o checklist de auditoria interna revisado, salve a versão atualizada no sistema da empresa. Agora, é possível planejar a data e quem fará parte da equipe. Geralmente, o time é formado por um auditor e dois assistentes.

Outra dica é agendar a auditoria para um período mais tranquilo do mês. Assim, a avaliação é executada com calma e atenção total.

Quais as principais perguntas em uma auditoria interna?

Toda auditoria tem um objetivo e, portanto, a equipe que irá realizá-la precisa responder algumas perguntas antes de iniciar o processo, ainda na fase de planejamento. São elas:

• A auditoria interna passará por um processo específico ou toda área?
• Qual será a frequência de auditorias na empresa?
• Qual o objetivo de realizar as auditorias de processos?
• Quais serão os passos após detectar processos fora de conformidade?

Reúna a equipe e registre as respostas para que todos estejam na mesma página e saiba como proceder durante a autoria.

Leia também: O que é compliance nas empresas e como aplicá-lo?

Exemplo de checklist para auditoria financeira interna

Para facilitar a compreensão da estrutura de um checklist de auditoria interna, criamos um exemplo hipotético de lista para a área financeira. 

O checklist é baseado em perguntas referentes a cada processo realizado na área. A divisão por processos facilita a condução da auditoria, criando uma ordem coerente para a avaliação.

Dessa forma, a lista de verificação pode ser dividida como organizado no modelo a seguir:

Mantenha sua empresa longe de problemas

Agora que você sabe para que serve um checklist de auditoria interna e como a ferramenta pode ajudar na organização dos setores da empresa, inclusive no financeiro, pode começar a organizar a auditoria.

Dessa forma, se identificar gargalos na gestão das finanças do seu negócio, você pode  otimizar os custos operacionais e buscar soluções que gerem economia.

Um dos desafios atuais das empresas é a eficiência energética, afinal, essa é uma das contas mais altas em qualquer negócio. 

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