Ciclo PDCA: o que é, etapas e como utilizá-lo na empresa

Quando você precisa fazer uma mudança ou melhoria na sua empresa, a que você recorre: ao seu sexto sentido (o famoso ‘feeling’) ou a algum método de planejamento para orientar o processo?

Se você é do time “decisões baseadas em evidências”, neste artigo, você vai aprender tudo sobre o ciclo PDCA, um método sistematizado que ajuda a planejar, executar, acompanhar e avaliar as ações implementadas nos negócios.

Com uma metodologia guiando o processo, existe a possibilidade de ter que ajustar as ações escolhidas, imagine modificá-los sem ter nenhuma previsão dos impactos que isso vai causar.

Então, continue a leitura do artigo e aprenda como conduzir estratégias de sucesso, superar os desafios do caminho e continuar o processo de melhoria contínua da sua empresa com a ferramenta PDCA!

O que é PDCA em uma empresa?

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia que auxilia na solução de problemas corporativos, com o objetivo de promover a melhoria contínua dos processos empresariais, auxiliar as tomadas de decisão com dados precisos e confiáveis e contribuir com uma melhor previsibilidade dos resultados. 

O método foi criado na década de 1920, pelo físico norte-americano, Walter A. Shewhart. Nos anos 1950, o estatístico William E. Deming aperfeiçoou a ferramenta, popularizando-a no meio corporativo.

O diferencial é que a metodologia pode ser aplicada a cada ciclo de otimização de processos que a empresa passar. Assim, as etapas se repetem, mas o contexto analisado é sempre diferente, uma vez que parte de melhorias anteriores.

Dessa forma, o método é uma forma de continuar otimizando as estratégias para alcançar os resultados desejados, sem perder o que já deu certo. 

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Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é baseado em quatro etapas principais: Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir). Pelos nomes, dá para saber o que é feito em cada fase do método, mas detalhamos cada passo a seguir:

1. Plan (planejar)

A primeira etapa do ciclo PDCA é planejar (Plan), ou seja, encontrar oportunidades de melhorias para, em seguida, fazer o planejamento que conduzirá às mudanças. 

E como saber o que precisa melhorar? Você, gestor, deve estar atento ao seu setor para identificar processos que não estão funcionando e gerando problemas. 

Essa investigação resulta em uma lista de demandas, então, é necessário definir qual será a prioridade do momento. Uma via de raciocínio é avaliar qual processo tem mais impacto no fluxo de trabalho e que, se alterado, melhoraria outras etapas.

Cada otimização deve ter um planejamento próprio com um objetivo definido e atrelado às metas do negócio. Em resumo, ao final desta etapa, você deve concluir os seguintes passos:

• Definir o problema
• Analisar a causa raiz
• Estabelecer um objetivo
• Decidir as ações corretivas

2. Do (fazer)

A segunda etapa do método PDCA é fazer (Do). Aqui, é o momento de colocar o planejamento em prática e executar as ações corretivas para testar a sua eficiência. 

As otimizações podem acontecer em diversas áreas, como na linha operacional, na logística, na gestão da manutenção, nas estratégias de treinamento, nas práticas administrativas, entre outras.

A ação deve ser personalizada para cada contexto, considerando as necessidades de melhoria e outros fatores que influenciam a atividade. 

Para ter uma ação efetiva, mapeie o passo a passo do processo, defina os responsáveis por cada parte da tarefa, estabeleça indicadores para acompanhar os resultados e avalie a necessidade de incluir novas ferramentas.

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3. Check (verificar)

A terceira etapa do ciclo PDCA é a verificação (Check). A principal atividade é avaliar os resultados dos primeiros testes pós-mudança por meio dos indicadores de desempenho, baseando-se nos critérios definidos no planejamento.

A segunda verificação acontece após o período de implementação completo. Nesse ponto, é possível identificar erros na execução, falhas e ações bem-sucedidas.

Dessa forma, ao final, você terá uma lista do que deu certo e o que ainda precisa ser otimizado para o processo ser totalmente eficiente. 

Esse é um momento crucial da aplicação da metodologia e exige bastante atenção. Algumas dicas que podem auxiliar são:

• Estabeleça prazos para os testes iniciais e para o processo total
• Acompanhe as métricas quantitativas constantemente
• Defina um parâmetro qualitativo de melhoria, caso o processo não tenha um referencial numérico

4. Act (agir)

Fechando o ciclo PDCA, chegamos à etapa de ação (Act), ou seja, a solução definida baseada nos resultados alcançados. Nesse ponto, a equipe responsável cria um novo padrão e registra o passo a passo.

As novas instruções devem ser repassadas a todos os colaboradores envolvidos na atividade para evitar erros na nova etapa. Se, futuramente, a primeira otimização não for mais tão eficiente, um novo PDCA pode ser realizado para ajustar o processo.

Como citado acima, o método é cíclico, portanto, a cada rodada de melhorias/ajustes, as quatro etapas precisam ser refeitas. Muitas vezes, devido ao excesso de confiança, as equipes tomam decisões sem planejamento.

Essa decisão prejudica o andamento da melhoria contínua pois, ao descartar o processo anterior, os erros superados podem ser repetidos. Então, lembre-se sempre de que a continuidade das melhorias depende da aplicação correta da metodologia. 

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Variações do método

O PDCA é uma ferramenta reconhecida pela sua eficiência na condução da resolução de problemas empresariais. O sucesso é tanto que existem variações do método, porém, todas mantêm o esquema de quatro etapas. Separamos três alternativas:

PDSA

O PDSA altera apenas a penúltima etapa do ciclo original. O Check (verificar) é substituído pela etapa Study (estudar). Isso não significa que ele é totalmente eliminado, mas nessa variação do método, o estudo é mais aprofundado, utilizando dados históricos do processo.

O responsável por essa mudança foi William Deming, que ao avaliar o ciclo original, considerou que a etapa de verificação era muito superficial e que cabia investigar melhor as mudanças alcançadas. 

PDCL

No PDCL, a etapa alterada é a última. O Act (agir) dá lugar ao Learn (aprender), então, em vez de fazer a padronização do processo, concluindo o ciclo, a equipe volta sua atenção para o aprendizado.

Dessa forma, o trabalho continua, direcionando os esforços para aprofundar o conhecimento sobre o processo, avaliando as chances de obter outras melhorias com um novo ciclo de planejamento e execução.

O PDCL pode ser útil em operações complexas de mercados altamente competitivos, em que a eficiência é um aspecto chave da operação, além de manter o negócio na liderança no seu mercado.

SDSA

A última variação é o SDSA e, aqui, duas etapas do ciclo original são alteradas: o Plan se transforma em Standardize (padronizar) e o Check passa a ser Study (estudar). 

O objetivo desse ciclo é a padronização. Dessa forma, a ideia é fazer rodadas de testes contínuas até alcançar o objetivo. Só com o grau de desempenho ideal alcançado é que o novo processo se torna padrão, sendo implementado de fato.

Para obter resultados positivos com o ciclo SDSA, o recomendado é executar o PDSA primeiro (uma ou duas vezes) para melhorar os aspectos principais e, depois, aplicar o SDSA com mais conhecimento sobre o contexto de trabalho. 

A meta é que essa abordagem consolide as melhorias e evite a recorrência de erros e desajustes.

Como fazer um ciclo PDCA?

Para fazer um ciclo PDCA é essencial seguir cada uma das etapas principais, ou das variações. Como o processo é sistematizado, as etapas se complementam e agregam informações, permitindo avaliações precisas.

A metodologia pode ser repetida quantas vezes forem necessárias e não existe um limite. Porém, ter uma folga entre um ciclo e outro, ajuda a observar a situação com mais perspectiva e perceber onde está a causa raiz do erro/desajuste.

A equipe responsável define o prazo para reaplicar o método. Assim, os envolvidos conseguem monitorar o trabalho e, principalmente, não pular etapas devido à pressa em reativar o processo.

Lembra que uma etapa depende da outra? Portanto, um erro ou avaliação mal feita pode impactar diretamente a qualidade da análise final do PDCA.

Erros na aplicação da ferramenta

Para obter um bom resultado, fique atento e evite os erros abaixo durante a aplicação do ciclo:

Avaliações sem profundidade

Quando surge um problema na empresa, a maior urgência é resolvê-lo rapidamente. Porém, a pressa pode gerar uma análise superficial do quadro. Sem encontrar a causa raiz, as soluções definidas no impulso não vão melhorar de fato o cenário.

Para auxiliar a etapa de planejamento, utilize outras ferramentas de gestão com abordagem sistêmica, como os 5 porquês e o 5W2H, cujo foco é auxiliar na definição da causa raiz de problemas.

Conhecimento insuficiente

A equipe responsável por conduzir o ciclo PDCA precisa ter conhecimento não só da metodologia, como também do processo que está sendo analisado.

Então, se o trabalho será no setor operacional, o time precisa incluir pessoas com conhecimento suficiente da área e de seus processos para as propostas serem coerentes.

Além disso, as propostas de melhorias precisam considerar a necessidade de novos treinamentos para a equipe que vai executá-las para os colaboradores aprenderem a nova técnica.

Avaliação confusa

Outro erro no PDCA é fazer uma avaliação confusa e sem critérios claros para embasar as conclusões. Uma verificação equivocada pode levar adiante mudanças que não serão benéficas ao processo, causando prejuízos à produtividade e às entregas.

Por isso, os indicadores que vão guiar a análise precisam estar bem definidos para as avaliações serem precisas e confiáveis. 

Exemplo de método PDCA

Como o PDCA é bastante aplicado na melhoria de processos, usaremos o aumento de produtividade industrial como o objetivo a ser alcançado para montar um exemplo prático.

Na etapa de planejamento, a equipe deve avaliar quais são as atividades realizadas, levantar o tempo médio de produção, quantas pessoas trabalham na área avaliada, quem é o gestor, etc.

Um dos problemas identificados é não ter equipe suficiente para cobrir todo o processo com rapidez. Então, na etapa de execução, o primeiro teste é incluir mais pessoas no time por duas semanas para tentar reduzir o tempo médio de produção em 5%.

Na verificação, a equipe avalia se, no período analisado, o indicador foi reduzido e qual foi o impacto disso no restante da cadeia operacional. 

Caso os resultados sejam positivos, os novos colaboradores podem assumir a posição permanentemente. Caso o resultado desejado não seja obtido, é essencial ouvir a equipe para entender o que não deu certo e colher novas sugestões de melhoria.

O exemplo é simples, mas ilustra bem o trabalho colaborativo de aplicação do PDCA. Não são apenas as etapas que se conectam, a equipe que conduz o projeto e a que executa os testes devem colaborar, contribuindo para ampliar a visão do quadro estudado. 

Onde o PDCA pode ser utilizado? 

O PDCA é um método versátil que pode ser utilizado para guiar vários tipos de projetos, em diferentes áreas de uma empresa. No universo corporativo, o método é aplicado nas seguintes atividades:

• Otimização de processo empresariais: reorganiza e melhora os fluxos de trabalho, incluindo ou excluindo etapas para otimizar o processo.
• Adequação de setores as diretrizes de compliance: auxilia a realização de mudanças para que um setor, por exemplo, o financeiro, atenda aos requisitos de conformidade, priorizando a transparência.
• Criação de novos produtos ou serviços: o método PDCA é muito eficiente para guiar as etapas de inclusão de novos itens ao portfólio, priorizando o alto nível de qualidade das soluções da empresa.
• Padronização eficiente: o método orienta todo processo de implementação de novos padrões, destacando erros e acertos e permitindo aprimorá-los para atender aos requisitos definidos.

Melhore o seu planejamento de compras

Já conhecia o método PDCA? Sem dúvidas, é uma ferramenta eficiente para orientar mudanças e melhorar a qualidade das decisões. 

O processo de compras de insumos de uma empresa exige uma boa estratégia e com o PDCA, os ciclos de abastecimento podem ser mais precisos. 

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